Seuran toimintakäsikirja

Juuan Urheilijat ry :n toimintakäsikirjaa on päivitetty huhtikuun 2022 alussa.

Sisällysluettelo

1. Juuan Urheilijat

1.1. Yleiskuvaus seurasta

1.2. Toimintakäsikirjan tarkoitus

1. JuuU:n visio
2. Seuran tavoitteet ja tarkoitus

3.1. Seuran tavoitteet

3.2. Seuran tarkoitus

1. Eettiset linjaukset
2. Talous
3. Toimintamuodot

6.1. Liikuntatoiminta

6.2. Talkoo- ja sidosryhmätoiminta

6.3. Yhteistilaisuudet ja palkitsemiset

6.4. Koulutukset

1. Viestintä
2. Organisaatio, vastuuhenkilöt ja roolit sekä vuosikellot

8.1. Johtokunta

   8.1.1. Johtokunnan tehtävänjako

8.2. Jaostot ja niiden tehtäväjaot

   8.2.1. Yleisurheilujaosto

         8.2.1.1. LETE-toiminta

   8.2.2. Lentopallojaosto

   8.2.3. Kuntojaosto

 8.3. Rekrytointi ja perehdytys

LIITE: Palkitsemiskaavio ja perusteet

1. Juuan Urheilijat

1.1. Yleiskuvaus seurasta

Vuonna 1967 Juukaan perustettiin urheiluseura, joka ensimmäisessä perustavassa kokouksessa nimettiin Juuan Urheilijat ry :ksi. Juuan Urheilijat ry on Juuan kunnassa näkyvästi toimiva, monipuolisia liikuntaharrastuksia kaikille tarjoava, ihmisläheinen, luotettava ja ennen kaikkea tunnettu yleisseura.
     Seurassa järjestetään harrastus- ja kilpailutoimintaa: Yleisurheilua kaikenikäisille, harrastelentopalloa naisille ja miehille sekä monipuolisia ja elämyksellisiä kuntoliikuntatapahtumia kaikille halukkaille. LETE –liikuntakerhotoiminta 1-15-vuotiaille on kuitenkin seuran näkyvin toimintamuoto.
     Juuan Urheilijat ry on Juuan kunnan suurin urheiluseura. Sen käytössä on oma pikkubussi, jota vuokrataan myös ulkopuolisille. Seura pitää toiset ajan tasalla nettisivujensa (www.juuanurheilijat.fi) sekä paikallislehden, Vaarojen Sanomien, seurapalstan kautta. Kerran vuodessa ilmestyi seuran oma Piikkari – niminen lehti vuodesta 1975 vuoteen 2019. Se on ollut seuran tärkeä pr- ja varainhankintamuoto. Korona-vuosina 2020-2021 Piikkari-lehti toteutettiin vain nettiversiona. Jatkossa pyritään kehittämään lehden nettiversiota ja saamaan nettisivuille yritysten tukimainoksia.

Seura on jäsenenä:

    Suomen Työväen Urheiluliitossa (TUL)
    Suomen Aikuisurheiluliitossa (SAUL)
    Suomen Urheiluliitossa (SUL)
    Pohjois-Karjalan Liikunnassa (PoKaLi)
    Pohjois-Karjalan Yleisurheilussa (PoKarY)
   

1.2. Toimintakäsikirjan tarkoitus

Juuan Urheilijat ry:n toimintakäsikirjan tarkoituksena on tuoda esille seuran toimintalinjaukset ja tavoitteet seurana, jotta niiden tiedostaminen on jokaiselle toiminnassa mukana olevalle helpompaa. 

2. JuuU:n visio

Juuan Urheilijat ry on innostava ja hyvin monipuolinen yleisseura, joka organisoi erilaisia urheilu- ja liikuntatapahtumia ja mahdollistaa erilaisten lajien tasokkaan harrastamisen Juuan kunnassa. Se on Juuan suurin urheiluseura.

3. Seuran tavoitteet ja tarkoitus

3.1. Seuran tavoitteet

Seuran tavoitteet jakautuvat kasvatuksellisiin, liikunnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin.

Kasvatukselliset tavoitteet:
- Seura haluaa edistää hyvää ja viihtyisää ilmapiiriä vaalimalla toisten ihmisten kunnioittamista ja huomioonottamista sekä hyviä käytöstapoja. Mahdollisuus osallistua seuran toimintaan on kaikilla riippumatta henkilön taustoista.

Liikunnalliset tavoitteet:
- Seura mahdollistaa omassa lajissa kehittymisen ja uusien lajien oppimisen (yksilötasolla).
- Seura antaa mahdollisuuden kehittyä huippu-urheilijaksi.
- Seuran tarkoituksena on olla lajivalikoimaltaan monipuolinen ja uusiin tarpeisiin vastaava yleisseura. Näin seura on osaltaan täyttämässä niitä aukkoja, joita Juuan liikuntaelämässä mahdollisesti aina on.

Taloudelliset tavoitteet:
- Seura toimii suunnitelmallisesti.
- Seuran toiminnan kustannukset pysyvät mahdollisimman pieninä ja varojen keruu tapahtuu pääasiassa talkootyönä, mutta myös kunnan toiminta-avustuksella ja sponsoreiden tuella on iso merkitys.
- Toimintamaksut pidetään minimissä, että seurassa harrastaminen on kaikille mahdollista varallisuustaustasta riippumatta.
- Seura on toimissaan vakavarainen yhteisö.

3.2. Seuran tarkoitus

Seuran toiminnan tarkoitus perustuu TUL:n seurojen mallisääntöjen 2 § :n.

”Seuran tarkoituksena on:

1) edistää urheilun ja erilaisten liikuntamuotojen harrastusta sekä terveitä elämäntapoja;

2) kehittää kulttuuri- ja nuorisotyötä;

3) edistää tasa-arvoa ja kansainvälistä yhteistoimintaa; sekä

4) toimia puhtaan luonnon ja ympäristön puolesta.
 

Tarkoituksensa toteuttamiseksi seura:

1) järjestää urheilu- ja liikuntatilaisuuksia sekä kilpailuja ja muita vastaavia kulttuuritapahtumia;

2) harjoittaa kasvatus-, koulutus-, valmennus- ja neuvontatyötä; sekä

3) harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa.”
 

4. Eettiset linjaukset

Juuan Urheilijoiden toiminta tarjoaa jäsenilleen iloa ja mielihyvää sekä uusia tietoja/taitoja ja säännöllisyyttä. Seuran toiminta on päihteetöntä ja liikunnallisia elämäntapoja edistävää – kaikilla on mahdollisuus harrastaa myös kilpaurheilua ja kaikkia kannustetaan heidän taitotasoistaan riippumatta. Ohjaajilla on mahdollisuus päästä erilaisiin koulutuksiin seuran kustannuksella johtokunnan päätöksen mukaisesti.
Seura korostaa toiminnassaan ihmisläheisyyttä ja luotettavuutta.

Seura on sitoutunut Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n eettisiin suosituksiin. Lisäksi seuralla on oma kannuste- ja palkitsemisjärjestelmä, jonka mukaisesti huomioidaan ja palkitaan vuosittain seuraväkeä.
 

5. Talous

Seuran tarkoituksena ei ole voiton tai muun taloudellisen ansion hankkiminen siihen osallisille.

Seura rahoittaa toimintaansa kunnan toiminta-avustuksilla ja yrityksiltä saamillaan mainosmaksutuotoilla, jäsenmaksutuloilla, sekä tekemällä talkootöitä. Jokaisen harrastajan on myös osallistuttava itse kulujen kattamiseen. Jäsenyys on myös talkoisiin osallistumista, ja kerätyt varat käytetään lasten ja nuorten liikunnan hyväksi.

Jäsenmaksut (v.2022)

Alle 15 v. 8 €/vuosi

Aikuiset 14 €/vuosi

Perhemaksu 28 €/vuosi

Perhemaksulla jäseneksi pääsee koko perhe eli isä + äiti + kaikki perheen alle 18-vuotiaat lapset.

Maksettu jäsenmaksu on voimassa kalenterivuoden.

Kaikissa jäsenasioissa voi ottaa yhteyttä puhelimitse puheenjohtajaan tai sihteeriin,
tai sähköpostilla: juuan.urheilijat@pp.inet.fi.

6. Toimintamuodot

6.1. Liikuntatoiminta

Seurassa on monia toimintamuotoja eri-ikäisille.

LETE –kerho eri-ikäisille lapsille: 1 krt/vko, kesto 1h

- Pallero-LETE 1-2v.
- Perhe-LETE 3-5v.
- Leikki-LETE 5-7v.
- Sportti-LETE 7-12v.
- ATLETE 8-15v.
- Kesä-LETE.

Lentopallo naiset 1 krt/vko ja miehet 2-3 krt/vko, kaikille avointa (matalan kynnyksen) kuntolentopalloa, ei sarja toimintaa. Lentopallossa järjestetään useita turnauksia ympäri vuoden.
                  

Yleisurheilu 8-v. alkaen. ATLETE-yleisurheilukoulu 1 krt/vko kesäkaudella.

Aikuisurheilu 30-v. alkaen. Mahdollisuus osallistua ikäluokkansa PM-, SM- ja aluemestaruuskilpailuihin.

Kuntoliikuntaa kaikille ympäri vuoden, mm. erilaisia tapahtumia ja retkiä. Järjestetään omia sekä yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa kaikille avoimia kuntoliikuntatapahtumia, patikkaretkiä sekä hiihtotapahtumia.

Seuran edustusoikeus on henkilöllä, joka on maksanut jäsenmaksunsa ja lajinsa vaatiman lisenssin.

6.2. Talkoo- ja sidosryhmätoiminta

Toimintansa rahoittamiseksi seura tekee mm. seuraavanlaisia talkoita:

joulupukkipalvelu, aurausviittojen pystytys, pihaharavointi, taimenistutus, lehden jakelu, kahvitukset ja muu buffettitoiminta, järjestyksen valvontatoiminta, arpajaiset ja tanssien järjestäminen.
Jäsenten osallistuminen talkoisiin pienelläkin panoksella on toivottavaa. Seuralla on liiton (= TUL) puolesta tapaturmavakuutus vapaaehtoistyötä tekeville.
Seuran bussia vuokrataan myös ulkopuolisten käyttöön.

Talkoiden lisäksi seura myy ilmoitustilaa seuran bussissa, nettisivuilla ja seura-asuissa.
Yrityksiltä saadaan tukea myös LETE- kilpailupalkintoihin.

Yhteistyötä tapahtumien järjestelyissä tehdään laajasti useiden eri yhteisöjen ja tahojen kanssa. Yhteistyökumppaneita on parikymmentä, esim. Juuan kunta, muut urheiluseurat ja järjestöt sekä yritykset.

6.3. Yhteistilaisuudet ja palkitsemiset

Yhteisiä tilaisuuksia ovat vuosittain:

Seuran sääntömääräiset kokoukset, seuraväen yhteinen pikkujoulu, eri lajien kaudenpäättäjäiset sekä talkoolaisille järjestetyt kiitostilaisuudet.

Seuran juhlavuosina (esim. JuuU 55v/60v. ja LETE 40v.) järjestetään erillinen juhlatilaisuus ja teemanäyttely.

Seuran eri jaostojen ja lajien yhteistyötä on tarkoitus jatkossa kehittää.

Seuraväen palkitsemisten periaatteet ja toimintatavat löytyvät liitteenä olevasta palkitsemiskaaviosta.

6.4. Koulutukset

Pääperiaate: Seura maksaa valmentajien ja ohjaajien sekä muiden seuratoimijoiden koulutukset, mikäli koulutetut henkilöt sitoutuvat seuran toimintaan vähintään seuraavaksi kaudeksi.

Pidempi kestoisista ja kalliimmista koulutuksista johtokunta päättää erikseen.

Suositus on, että jokainen ohjaaja ja valmentaja on käynyt vähintään ko. lajin perustiedot sisältävän koulutuksen. Toimihenkilöillä pitää olla yhdistystoiminnan perusteet tiedossa.

7. Viestintä

Seuran asioista tiedotetaan ensisijaisesti seuran Facebook- ja nettisivujen, paperitiedotteiden ja paikallislehden, Vaarojen Sanomien, kautta, mutta paljon myös puhelimella teksti-, Watsup- ja Instagram-viestein. Seuran tulevat tapahtumat näkyvät myös Juuan kunnan tapahtumakalenterissa nettisivuilla. Maakunnallisen uutiskynnyksen ylittävistä tapahtumista uutisoidaan myös Karjalaisessa.
Nettisivuilla näkyvät kaikki seuraan liittyvät asiat, mutta varmuuden vuoksi LETE-kerhoja koskevat tiedotteet jaetaan myös paperiversiona.. Vaarojen Sanomissa Juuan Urheilijoilla on oma seurapalsta, jonne seura laittaa ilmoituksiaan. Kaikki tiedottaminen eri kanavissa pyritään pitämään ajan tasalla.

Kuluneen vuoden tapahtumista pyritään tekemään yhteenvetoa nettisivuille mm. toimintakertomusten välityksellä.

Edellisten lisäksi seuran sisäiseen viestintään kuuluvat:

Lajikohtainen: Yleisurheilun tiedotustilaisuudet lasten vanhemmille ja toimijoille järjestetään vähintään kerran vuodessa / kauden alussa.
Kilpailukohtainen: Vieraskilpailuvastaava ilmoittaa henkilökohtaisesti puhelimella

8. Organisaatio, vastuuhenkilöt ja roolit

8.1. Johtokunta

Otteet Suomen Työväen Urheiluliitto TUL ry:n jäsenseuran mallisäännöistä:
10 §
Johtokunta

Johtokuntaan kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja 3 - 7 muuta jäsentä, jotka kaikki valitaan seuran vuosikokouksessa vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan jäsenenä ei voi olla seuran päätoiminen työntekijä.

Johtokunnan kokouksen kutsuu koolle sen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Johtokunnan kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet (1/2) johtokunnan muista jäsenistä on saapuvilla.

Johtokunnan päätökseksi tulee mielipide, jota on kannattanut vähintään puolet (1/2) äänestyksessä annetuista äänistä. Jos äänet menevät tasan, päätökseksi tulee mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. Vaaleissa tasatulos ratkaistaan kuitenkin arvalla.

11§
Johtokunnan tehtävät
 

Johtokunnan tehtävänä on hoitaa seuran asioita lain ja näiden sääntöjen sekä seuran kokouksen päätösten mukaan.
”Erityisesti johtokunnan tehtävänä on:
1) edustaa seuraa;
2) johtaa seuran toimintaa, hoitaa sen taloutta ja omaisuutta sekä valvoa seuran sääntöjen noudattamista;
3) kutsua koolle seuran kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat;
4) panna toimeen seuran kokouksen päätökset;
5) pitää luetteloa seuran jäsenistä;
6) laatia ehdotus toimintakertomukseksi, tilinpäätökseksi, toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi;
7) valita tarvittaessa jäsenet vuosikokouksen asettamiin jaostoihin; sekä
8) ottaa ja vapauttaa seuran toimihenkilöt ja palkatut työntekijät. ”

8.1.1. Johtokunnan tehtävänjako

Juuan Urheilijat ry:n johtokunnan tehtäväjako:

• Kaikkien johtokunnan jäsenten tulee yhdessä osallistua seuraaviin tehtäviin:
• uusien toimijoiden ja jäsenten rekrytointi
• seurahengen luominen, yhteydenpito jäsenistöön
• varainhankinta
• talkootoiminta
• elinkaariajattelu

Puheenjohtaja

• johtaa seuraa  
• tuntee seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön
• on päävastuussa strategiasta ja toimintasuunnitelmista sekä niiden seurannasta
• kutsuu johtokunnan koolle ja laatii esityslistat yhdessä sihteerin kanssa
• valmistelee ja hakee hankehakemukset/rahoitukset

•  laatii johtokunnan toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä sihteerin ja taloudenhoitajan kanssa
• laatii johtokunnan toimintakertomukset yhdessä sihteerin kanssa

• tekee yhteistyö/sponsorisopimukset yhdessä varapuheenjohtajan kanssa
• pitää yhteyttä liittoon, alueorganisaatioihin, kuntaan, yrityksiin, yhteisöihin, sidosryhmiin ja tiedotusvälineisiin sekä omaan jäsenistöön yhdessä varapuheenjohtajan ja sihteerin kanssa
• tekee työsopimukset yms.
• on vastuussa seuratoimijoiden koulutuksesta
• hoitaa seuran PR-toiminnan
• on näkyvä seuran edustaja

Varapuheenjohtaja

• tuntee seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön
• puheenjohtajan ollessa estyneenä hoitaa tämän tehtävät
• tekee yhteistyö/sponsorisopimukset yhdessä seuran puheenjohtajan kanssa
• pitää yhteyttä kuntaan, yrityksiin, yhteisöihin ja sidosryhmiin sekä omaan jäsenistöön yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
• koordinoi seuran markkinointia (suunnittelee, toteuttaa ja seuraa) koko seuran tiedottajan kanssa

Sihteeri

• tuntee seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön
• laatii kokousten esityslistat yhdessä puheenjohtajan kanssa
• varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
• lähettää kokouskutsut johtokunnan jäsenille
• kokoaa yhteen johtokunnan jäseniltä tulleet ehdotukset johtokunnan kokouksiin
• valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
• laatii johtokunnan toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä puheenjohtajan ja taloudenhoitajan kanssa
• laatii johtokunnan toimintakertomukset yhdessä puheenjohtajan kanssa
• kokoaa yhteen koko seuran toimintasuunnitelmat ja talousarvion
• kokoaa yhteen koko seuran toimintakertomukset
• laatii toiminta-avustusten, verohuojennushakemuksen ja ym. rahoitusten hakemukset yhdessä taloudenhoitajan kanssa
• laatii vuosiselvitykset ja tilastot yhdessä puheenjohtajan kanssa
• laatii seuralta pyydetyt lausunnot yms. johtokunnan kanssa ja kirjoittaa ne puhtaaksi

- pitää yhteyttä kouluihin
 

Taloudenhoitaja

• maksaa seuran laskut ja palkat sekä tiliöi
• laskuttaa seuran maksusaatavat (jäsenmaksut, talkootuotot, mainostuotot, Piikkarituotot jne.)
• seuraa tiliotteita, hoitaa käteiskassoja, vie rahat pankkiin
• laatii talousarvion yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
• huolehtii tarvittaessa karhulaskuista
• seuraa talousarvion toteumat ja hankkii tarvittavat yhteenvedot tilitoimistosta sekä tiedottaa johtokunnalle niistä

Jäsenasioiden hoitaja

• ylläpitää jäsenrekisteriä
•  seuraa jäsenmaksuja ja laskuttaa ne yhdessä taloudenhoitajan kanssa
• laatii ja postittaa/jakaa jäsenkirjeet
• ylläpitää talkoolais- ja seuratoimijarekisteriä
• valmistelee ansiomerkkien haun johtokunnan kanssa ja hakee ne yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
• huolehtii, että seuran muistamiset ja palkitsemiset tulee hoidettua ajallaan

Arkistonhoitaja

• tallentaa seuran kaiken arkistoitavan materiaalin
• järjestelee/käy läpi jo olemassa olevan aineiston
• ylläpitää koko seuran kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)

Tiedottaja

• rakentaa ja ylläpitää tiedotussuunnitelmaa
• koordinoi tiedottamisen
• pitää sisäisen ja ulkoisen tiedotuksen ajan tasalla; on tietoinen mitä seurassa tapahtuu ja tiedottaa hyvissä ajoin (nettisivut, paikallislehti, paperi-ilmoitukset kaupan seinille, tekstiviestit...)
• ylläpitää ja kehittää seuran nettisivuja (poistaa vanhat uutiset, arkistoi juttuja, huolehtii kalenterimerkinnöistä ja kuvien laittamisesta kuvagallerioihin, tiedottaa tulevista tapahtumista/kisoista/talkoista ja kirjoittaa niistä jutut jne.)
• pyytää/huolehtii eri jaostojen tiedottajia kirjoittamaan ja lähettämään kuvia nettiin
• suunnittelee ja toimittaa lehti-ilmoitukset lehteen hyvissä ajoin, sopii lehden toimituksen kanssa milloin ilmoitukset julkaistaan
• hoitaa markkinoinnin yhdessä varapuheenjohtajan kanssa

Talkoovastaava

• etsii uusia talkoita seuran varainhankinnan tueksi
• kokoaa kulloinkin tarvittavan talkooporukan ja tiedottaa talkoista
• laatii talkoille vuosisuunnitelman (olemassa olevien ja uusien talkoiden yhteensovittaminen ajallisesti)
• on tietoinen minkälaisia talkoita on ollut ja mitä talkoita on tulossa (mitä, missä, milloin ja miten on järjestetty ja keitä on ollut mukana)

Bussivastaava

• huolehtii, että bussi on käyttökunnossa: käyttää huollossa, vaihtaa/vaihdattaa renkaat, tankkaa tankin
• huolehtii bussin lähtövalmiudesta myös talvisin (lämmitys, lumenluonti…)
• vastaa bussin siisteydestä sekä sisältä että ulkoa
• hoitaa bussivaraukset; seuran oma käyttö ja ulkopuoliset varaukset
• huolehtii laskutustiedot taloudenhoitajalle
• huolehtii tarvittaessa uudet mainostarrat  

Juhlavastaava

• suunnittelee, valmistelee ja toteuttaa seuran juhlat ja erikoistapahtumat
• pitää johtokunnan ajan tasalla juhliin liittyen yhdessä juhlatoimikunnan kanssa
   

Kirjanpitäjä (ulkoistettu tilitoimistolle)

• tekee seuran kirjanpidon, tilinpäätökset, palkanlaskennat ja veroilmoitukset

VUOSIKELLO / Koko seura

Tammikuu
- tilit (tilitoimistoon kaikki kuitit)
-  johtokunnan ja jaostojen toimintakertomusten tarkistus ja koonti
- talkoiden vuosisuunnitelma
- sponsorit/yhteistyösopimukset
- juhlasuunnitelma juhlavuosina
- palkitsemiset ja muistamiset (merkkivuosia täyttävät)
- jäsenlaskujen tekeminen

- Kunnan avustuksen hakeminen ja edellisen vuoden avustuksen käyttöselvitys

- Saamisten tarkistus / karhulaskut

Helmikuu
- jäsenlaskujen jakelu
- tilinpäätös valmiina johtokunnan kokoukseen (tilitoimisto)

- mainosopimus OP:n kanssa

Maaliskuu
- vuosikokous
          - tilinpäätös       
          - johtokunnan ja kaikkien jaostojen toimintakertomukset

- kunnan avustushakemuksen täydentäminen
         - edellisen vuoden tilinpäätös, toiminnantarkastajien lausunto ja toimintakertomukset

- Rahankeräysluvan (pullotili) käyttöselvitys Poliisihallitukselle
- veroilmoitus (tilitoimisto)
         - toimintakertomukset, toimintasuunnitelmat, talousarviot, yhdistysrekisteriote,         
            toiminnantarkastajien lausunto

Huhtikuu
- tanssit ja arpajaiset
- verohuojennushakemus joka viides vuosi

Toukokuu
- LETE-kauden päättäjäiset

Kesäkuu

-Pullotonkan välityhjennys 30.6. mennessä

Heinäkuu

Elokuu
- salivuorojen hakeminen
Syyskuu
- ansiomerkkien hakeminen OKL ja TUL (ennen seuraavaa juhlavuotta)
- aurausviittojen pystytystalkoot

Lokakuu
- jaostojen toimintasuunnitelmat ja talousarviot valmiina & lähetetty sihteerille
- joulupukkien metsästys joulupukkipalveluun

Marraskuu
- syyskokous
        - henkilövalinnat
        - talousarviot ja toimintasuunnitelmat
- tanssit ja arpajaiset
- joulupukkipalvelun varusteiden tarkistus, huolto ja hankkiminen
- vuoden JuuUlaisesta päättäminen

Joulukuu
- joulupukkipalvelu
        - varmistus: pukit ja kuljettajat  

        - pukkipalvelun mainostaminen
        - varausten vastaanottaminen

        - joulupukkipalaveri aatonaattona

- Joulu-LETE (koko seuran päätösjuhla)
        - vuoden JuuUlaisen julkistaminen
- jäsenrekisterin tarkistus
- henkilö- ja osoitemuutostiedot patentti- ja rekisterihallitukseen ym. tahoille
- bussin huolto ja katsastus

8.2. Jaostot

"Jaostojen tehtävänä on huolehtia oman lajinsa tai toimintasektorinsa toiminnasta seuran toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä johtokunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Jaosto voi päättää oman lajinsa tai toimintasektorinsa taloudellisista asioista vahvistetun talousarvion ja johtokunnan hyväksymän taloudenhoidon ohjesäännön puitteissa. Jaosto ei kuitenkaan voi tehdä seuraa sitovia oikeustoimia, sopimuksia tai muita sitoumuksia." TUL:n seuran mallisäännöt

Juuan Urheilijoilla on kolme jaostoa:

- yleisurheilujaosto
- lentopallojaosto
- kuntojaosto

Jokaisen jaoston tulee huolehtia oman lajinsa harjoituksista, harjoituspaikoista ja ajankohdista sekä tarvittavien varusteiden hankinnasta. Lisäksi jaostojen tulee varmistaa, että kyseistä lajia harrastavilla on riittävästi osaavia valmentajia.
Jaoston pitää itse tiedottaa lajinsa tapahtumista sekä itse järjestää vieraskilpailuihin osallistumiset ja niihin kuljetukset.
 

8.2.1. Yleisurheilujaosto

Juuan Urheilijat ry:n yleisurheilujaoston tehtäväjako

Yleisurheilujaoston puheenjohtaja:

• toimii kaikkien yu-jaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimiehenä
• osaa seuratoiminnan pakolliset lakisääteiset asiat kokouksissa
• kutsuu koolle jaoston kokoukset ja johtaa kokoukset
• vastaa jaoston hankkeiden hyväksynnästä ja niiden budjetoinnista
• rytmittää jaoston toiminnat (vuosikello)
• suunnittelee kauden valmentajan/kilpailuvastaavien kanssa (kilpailukalenteri, sali- ja kenttävuorojen haku  ja näiden tietojen toimittaminen seuran sihteerille)
• hankkii/kutsuu ”vierailevia tähtiä” harjoituksiin ja tapahtumiin yhdessä valmennusvastaavan kanssa
• tiedottaa pääseuralle mahdollisista uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
• hoitaa kaudenpäättäjäiset yhdessä jaostolaisten kanssa (päättävät yhdessä ajan, paikan, palkitsemiset, tarjottavat sekä muun toiminnan) ja sopii jaoston tiedottajan kanssa ilmoituksesta ja jutun teosta sekä valokuvaamisesta
• huolehtii palkitsemiset ja muistamiset palkitsemiskaavion mukaan
• hoitaa ulkoiset suhteet jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)
• hankkii yhteistyökumppaneita ja hoitaa/ylläpitää suhdetoimintaa yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
• hoitaa mahdolliset erimielisyydet ja riidat jaostossa puolueettomasti
• hoitaa PR-toiminnan
• on näkyvä seuran edustaja

Sihteeri

• laatii kokousten esityslistat yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
• varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
• lähettää kokouskutsut jaoston jäsenille
• kokoaa jäsenistöltä tulleet ehdotukset jaoston  kokouksiin
• valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
• laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
• laatii jaoston toimintakertomuksen yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
• hankkii sponsorit kisoihin
• huolehtii kilpailukalenteriin omien kisojen tiedot
• vastaanottaa ennakkoilmoittautumiset kilpailuihin
• kokoaa tilastot yhdessä puheenjohtajan kanssa

Tiedottaja

• välittää jaoston postit ja sähköpostit (tulevat/lähtevät) oikeille henkilöille jaostossa
• tekee lehti-ilmoitukset ja julisteilmoitukset sovittuihin paikkoihin ajoissa yleisurheilutapahtumista/kisoista yms.
• ylläpitää seuran nettisivuja ja facebooki-sivuja yleisurheilun osalta
• huolehtii  jaoston kilpailutoiminnan tulokset tilastopajaan, nettiin ja sovituille medioille
• ottaa kuvia jaoston toiminnasta ja yleisurheilutapahtumista/kisoista, kirjaa valokuvissa olevien nimet muistiin sekä kirjoittaa em. jutut seuran nettisivuille, Piikkariin ja muihin lehtiin
• ylläpitää kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)
• suunnittelee ja järjestää mahdolliset tiedotustilaisuudet pääseuran ja jaoston puheenjohtajien kanssa

Buffettivastaava

• huolehtii kioskille sopivan paikan sekä hoitaa sen ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana (pöydät, tuolit, roskikset, katokset, myynti yms.)
• tilaa/tekee myytävät tuotteet sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa sekä varastoi ne
• huolehtii buffettiin työntekijät, jos ei itse pääse paikalle
• hoitaa käteiskassan ja tiliöi kirjallisesti tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle (vaihtorahat jne.)
• pitää yllä vuosittaista rekisteriä em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

Välinevastaava

• huolehtii, että kisoissa ovat kaikki tarvittavat välineet (yhdessä kilpailuvastaavan kanssa)
• huolehtii, että välineet ovat kunnossa, puhtaita ja paikallaan sovitussa varastossa
• pitää kirjaa välinevarastosta lainatuista tavaroista ja valmentajien välittämistä uusista välinetarpeista
• huolehtii korjauskelpoiset välineet korjattaviksi ja pitää kirjaa korjauskustannuksista sovitun budjetin raameissa
• Aikuisurheiluvastaava
• ideoi, järjestelee ja valmistelee seuran omat aikuisurheilun hankkeet/tapahtumat
• ylläpitää aikuisurheilijarekisteriä seurassa sekä päivittää tiedot liittoon
• huolehtii aikuisurheilun toiminnasta tiedottamisen eri medioihin
• ilmoittaa aikuisurheilijat kilpailuihin, tiedottaa mahdolliset maksut pääseuran taloudenhoitajalle, hoitaa kilpailukuljetukset sekä mahdollisen majoituksen
• rekrytoi aikuisurheilijoita
• toimii sparrarina (tukena, kannustajana) muille aikuisurheilijoille
• tuo valmennus- ja koulutustietoa seuraan aikuisurheiluprojekteista
• organisoi KKI-projekteja yms. oman seuran sisällä
• tekee yhteistyötä kuntojaoston kanssa

Kotikilpailuvastaava

• huolehtii kaikkien (LETE-kisat, Hippo-kisat, Fantti-kisat, hallikisat) kotikisojen käytännön järjestelyt, joihin kuuluu:
  - ennen kisoja: ilmoitus kisoista lehteen omalle seurapalstalle, palkintojen ja palkintojen jakajien sekä toimitsijoiden hankkiminen, buffettihenkilöstön hankkiminen (jos tarvetta), palkintokorokkeet palkintojenjakopaikalle, pöytäkirjojen esitäyttö ja ennakkoilmoittautuneiden kirjaaminen valmiiksi, kuulutuslaitteiden, ajanottokellojen ja ensiapuvälineiden tuominen kisapaikalle, tuulimittarin toimivuuden tarkistaminen, ilmoittautumisten vastaanoton järjestäminen (pöytäkirjat, kilpailunumerot, lajit ja toimitsijaluettelot sekä aikataulut näkyville, kopiointilaitteet pöytäkirjoja varten), kisojen aikataulutusten laatiminen kilpailunjohtajan kanssa, toimitsijavälineiden (liivit, lajikortit, kynät) ja lähettäjän välineiden huolehtiminen paikanpäälle sekä sektoreiden merkkaaminen
  - kisojen aikana: toimitsijoiden ja osallistujien auttaminen/neuvonta tarvittaessa
  - kisojen jälkeen: välineiden ja kaikkien varusteiden paikoilleen huolehtiminen, tulosten kirjaaminen ja toimitsijoiden kiittäminen
• pitää huolta siitä, että hänet (tai varahenkilö) löydetään sovitusta paikasta koko tapahtuman ajan mikäli tulee kysyttävää tapahtumasta ja sen etenemisestä
• toivottaa ulkopaikkakuntalaiset tervetulleiksi tapahtumaan ja jakaa mahdolliset viime hetken infot ja aikataulumuutokset
• huolehtii yhdessä tiedottajan kanssa (kausi/yksittäinen kilpailu) tulokset ja jutut kuvineen mediaan
• kerää kisan kaikki tulokset ja buffetin myynnin yms. yhteen kirjaan arkistointia varten
   

Vieraskilpailuvastaava

• hoitaa tulevan kesän suunnitelmat ajoissa keväällä valmiiksi (mihin kilpailuihin osallistutaan jne.) sekä järjestää yhteispalaverin jaoston, valmentajien, kilpailijoiden ja heidän vanhempiensa kanssa asiasta
• hoitaa ilmoittautumiset järjestävään seuraan (nimi, sarja, lajit jne.)
• hoitaa kilpailunjärjestäjän tiedotteet ja ilmoitukset jokaiselle kisaan osallistuvalle omassa seurassa reilusti ennen matkalle lähtöä
• hoitaa kuljetukset ja mahdolliset majoitukset sekä reittisuunnitelman ja aikataulutuksen
• hankkii huoltajia mukaan kisaan
• selvittää reissun aikataulut kilpailijoille (kilpailijat tietävät missä ja mihin aikaan pitää olla) sekä toimii koko porukan yhteyshenkilönä kilpailupaikalla
• vastaa tarvittaessa käyttäytymiskurinpitotoimista oman seuran osalta vierailun ja matkan aikana
• hoitaa lisenssi- ja vakuutusasioiden infon joka vuosi
• hoitaa maksutiedot pääseuran taloudenhoitajalle
• toimii yhteistyössä valmentajien ja lasten vanhempien kanssa

Valmennusvastaava

• pitää huolta siitä, että kaikilla jaostossa toimivilla valmentajilla ja ohjaajilla on tieto seurassa sovituista eettisistä ja toiminnallisista linjauksista, ja että harjoitukset toimivat linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset ja seuran tavoitteet/tarkoitus)
• vastaa siitä, että kussakin jaoston harjoitusryhmässä on asiat hallitseva valmentaja/ohjaaja
• kehittää harjoitusolosuhteita
• hankkii / kutsuu ”vierailevia tähtiä” harjoituksiin ja tapahtumiin yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
• suunnittelee valmentaja- ja ohjauskoulutuksia
• tiedottaa koulutuksista ja ilmoittaa valmentajat/ohjaajat tarvittaviin koulutuksiin sovitun budjetin mukaisesti. Tai tilaa koulutukset paikkakunnalle ja hoitaa valmiiksi ulkopuolisen kouluttajan tarvitsemat tilat, mahd. majoituksen, informoinnin jne.
• toimii yhteistyössä johtokunnan kanssa

Lajivalmentajat / Ohjaajat

• tekee harjoitusten vuosisuunnitelman raamit ja kuinka niiden puitteissa edetään oman lajin eri ikä- ja tasoryhmissä (tiimit eri-ikäisille)
• laatii harjoitukselliset tavoitteet
• suunnittelee ja ohjaa harjoitukset
• osaa antaa ensiapua
• toimii esimerkillisesti ja ylläpitää järjestystä harjoituksissa
• kerää tiedot lajin harrastajista ja hoitaa ne koko seuran jäsenasioiden hoitajalle laskutusta varten
• huolehtii omien lajitietojensa  päivittämisestä ja omasta kouluttautumisesta
• etsii "uusia kykyjä"
• toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

VUOSIKELLO / YLEISURHEILU

Tammikuu
- LETE-kerhot alkaa salilla (joulutauon jälkeen)
Helmikuu
- LETE-kerhot

Maaliskuu
- LETE-hiihdot yhdessä kuntojaoston ja Jänteen kanssa
- LETE-kerhot
- koko seuran vuosikokous
- jaoston kokoontuminen
         - valmentajien ja ohjaajien varmistus (kesäksi)
         - kerhojen/vuorojen/harjoitusten/kisojen suunnittelu ja haku
         - yu-välineiden kunnon tarkastus ja uusien välineiden hankkiminen
Huhtikuu
- LETE-hallikisat
- LETE-kerhot
- ATLETE-kenttävuorojen hakeminen

Toukokuu
- LETE-kevätpäättäjäiset; LETE-kerhot jää tauolle, ATLETE/Kesä-LETE jatkuu ulkona
        - ohjaajien ja lasten muistaminen (kts. palkitsemiskaavio)
- LETE-salivälineiden kunnon tarkastus ja uusien hankkiminen
- vieraskilpailuja
- jaoston, valmentajien, urheilijoiden ja heidän vanhempien suunnittelupalaveri vieraskilpailuista

Kesäkuu
- Vieraskilpailuja

- Ylemmäisen hölkkä

- Hippo-kisat yhdessä pankin kanssa
- Kotikisat (LETE-luokittelut I ja II)

- Veteraanikansalliset

Heinäkuu
- Vieraskilpailuja
- Kotikisat (LETE-viikkokisat)
Elokuu
- Fantti-kisat

- Ihan Pimmeet Kisat

- talven salivuorojen haku LETE-kerhoille

- LETE-ohjaajien rekrytointi ja varmistus
Syyskuu
- LETE-ohjaajien tapaaminen, LETE-kortit ja LETE-suunnitelmat

- jaoston kokoontuminen
         - yu-kauden päättäjäisten suunnittelu (tilavaraukset, tarjottavat yms.)
         - palkittavista päättäminen, palkintojen tilaaminen jne.
- yu-kauden päättäjäiset
- LETE-kerhot alkavat salilla

-Seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvioin valmistelu käyntiin

Lokakuu
- LETE-kerhot
- tulevan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio valmiiksi & lähetetty sihteerille
- syyskokousta varten uusien jaostolaisten rekrytointi

Marraskuu
- LETE-kerhot
- koko seuran syyskokous

Joulukuu
- Joulu-LETE (koko seuran päättäjäisjuhla)
- JuuU:n nettisivujen päivitys yu-jaoston osalta; vanhat pois/arkistoon ja uudet tilalle seuraavaa vuotta varten
- tilastojen koonti

-Toimintakertomuksen laadinta ja toimitus sihteerille

8.2.1.1. LETE-toiminta

Juuan Urheilijat ry:n LETE-toiminnan tehtäväjako

LETE-vastaava:

• rekrytoi ohjaajia, apuohjaajia ja avustajia
• ohjeistaa ohjaajia
• varaa salivuorot LETE-kerhoja varten
• tekee LETE-kortit yhdessä LETE-ohjaajien kanssa (ns. talkootyönä) ennen kerhokauden alkua
• laatii tiedotteita yhdessä ohjaajien kanssa ja huolehtii niiden jakelusta
• ylläpitää yhteyksiä vanhempiin, kouluun ja oppilasohjaajiin
• antaa tarvittaessa LETE-koulutusta
• huolehtii ohjaajien ja lasten muistamiset kauden päättyessä (palkitsemiskaavion mukaisesti)
• kerää tiedot kerhojen osallistujista ja hoitaa ne koko seuran jäsenasioiden hoitajalle laskutusta varten
• hankkii uusia välineitä
• tekee yhteistyötä kuntojaoston kanssa (tapahtumat) ja yu-jaoston kanssa (kisat)
• toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

Ohjaaja:

• tekee LETE-kortit yhdessä LETE-vastaavan kanssa (ns. talkootyönä) ennen kerhokauden alkua
• suunnittelee ja ohjaa oman kerhon kerhokerrat
• varaa tarvittavat välineet sekä varmistaa niiden kunnon ja turvallisuuden
• ylläpitää järjestystä
• ohjeistaa apuohjaajia
• kerää omien kerholaisten tiedot, ylläpitää osallistujaluetteloa ja välittää ne LETE-vastaavalle
• laatii tiedotteita yhdessä LETE-vastaavan kanssa ja huolehtii niiden jakelun omille kerholaisille
• toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

Apuohjaaja:

• huolehtii välineet esille ja vie ne pois omille paikoilleen
• auttaa ohjaajaa ohjelman läpiviennissä
• on tukena apua tarvitseville lapsille ja osaa antaa ensiapua
• toimii esimerkkinä, näyttää havainnollisesti
• katsoo kerhon loputtua, että kenenkään tavaroita ei ole jäänyt saliin/pukukoppiin (jos joltakin on jäänyt, laittaa talteen sovittuun paikkaan ja kyselee seuraavalla kerralla tavaran omistajaa)
• toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

Avustaja:

• auttaa järjestyksen ja turvallisuuden ylläpidossa
• opastaa ja auttaa lapsia tehtävien suorittamisessa

Lasten vanhemmat:

• tuovat lapsensa ajoissa kerhoon sekä tulevat hakemaan lapsensa ajoissa
• huolehtivat, että lapsella on tarvittavat välineet mukanaan: urheiluvaatteet, juomapullo, kerhokortti, hiuspompulat jne.
• tiedottavat ohjaajalle lapsensa mahdollisesta lääkityksestä yms.
• avustavat ohjaajia tarvittaessa
• osallistuvat tarvittaessa/halutessaan tapahtumien järjestelyihin ja seuran varainhankintaan
• huolehtivat lapsensa kerho- ja salimaksuista

8.2.2. Lentopallojaosto

Juuan Urheilijat ry:n lentopallojaoston tehtäväjako
 

Lentopallojaoston puheenjohtaja:

• toimii kaikkien lentopallojaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimiehenä
• osaa seuratoiminnan pakolliset lakisääteiset asiat kokouksissa
• kutsuu koolle jaoston kokoukset ja johtaa kokoukset
• vastaa jaoston hankkeiden hyväksynnästä ja niiden budjetoinnista
• rytmittää jaoston toiminnat (vuosikello)
•  suunnittelee kauden jaostolaisten kanssa (salivuorojen haku, turnausajankohdat ja niihin salivaraukset; näistä tieto seuran sihteerille)
• hankkii/kutsuu "vierailevia tähtiä" harjoituksiin ja turnauksiin yhdessä ohjaajien kanssa
• tiedottaa pääseuralle mahdollisista uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
• hoitaa kaudenpäättäjäiset yhdessä jaostolaisten kanssa (päättävät yhdessä ajan, paikan, palkitsemiset, tarjottavat sekä muun toiminnan) ja sopii jaoston tiedottajan kanssa ilmoituksesta ja jutun teosta sekä valokuvaamisesta
• huolehtii palkitsemiset ja muistamiset palkitsemiskaavion mukaan
• hoitaa ulkoiset suhteet jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)
• hankkii yhteistyökumppaneita ja hoitaa/ylläpitää suhdetoimintaa yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
• hoitaa mahdolliset erimielisyydet ja riidat jaostossa puolueettomasti
• hoitaa PR-toiminnan
• on näkyvä seuran edustaja

Sihteeri

• laatii kokousten esityslistat yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
• varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
• lähettää kokouskutsut jaoston jäsenille
• kokoaa jäsenistöltä tulleet ehdotukset jaoston  kokouksiin
• valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
• laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
• laatii toimintakertomuksen jaoston kanssa ja kirjaa sen puhtaaksi
• kokoaa tilastot yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
• huolehtii harjoitusten ja turnausten tiedottamisesta eri medioihin sekä päivittää seuran nettisivuja lentopallon osalta; valokuvat ja jutut menneistä tapahtumista, ilmoitukset tulevista tapahtumista jne.
• ylläpitää kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)

Turnausvastaava

• tekee salivaraukset turnauksiin, laatii otteluohjelmat, hoitaa toimitsijat paikalle
• hankkii palkinnot ja mahdolliset sponsorit turnauksiin
• ilmoittaa buffettivastaavalle tapahtumasta
• huolehtii kutsut muille seuroille/osallistujille
• huolehtii, että turnauksissa on KAIKKI tarvittavat välineet
• huolehtii turnausten tulokset ja lehtijutut paikallislehteen ja seuran nettisivuille sekä joukkueille

Buffettivastaava

• huolehtii kioskille sopivan paikan sekä hoitaa sen ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana (pöydät, tuolit, roskikset, katokset, myynti yms.)
• tilaa/tekee myytävät tuotteet sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa sekä varastoi ne
• huolehtii buffettiin työntekijät, jos ei itse pääse paikalle
• hoitaa käteiskassan ja tiedot tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle (vaihtorahat ym.)
• pitää kirjaa em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

Harrastevastaava

• vastaa salivuorovarauksista yhdessä puheenjohtajan kanssa
• huolehtii lentopallon harrastetoiminnasta tiedottamisen eri medioille
• järjestää junioritoiminnan puitteet (ohjaajien rekrytointi, salivuorojen varaus)
• huolehtii, että harjoituksissa on KAIKKI tarvittavat välineet
• huolehtii, että välineet ovat kunnossa, puhtaita ja paikallaan sovitussa varastossa
• pitää kirjaa välinevarastossa olevista tavaroista ja havaituista uusista välinetarpeista
• tiedottaa kuntaan salilla olevista välinepuutteista (verkot, antennit, tolpat jne.)
• hoitaa kouluyhteistyötä

Ohjaajat

• tekevät harjoitusten vuosisuunnitelman raamit ja kuinka niiden puitteissa edetään eri ikä- ja tasoryhmissä
• laativat harjoitukselliset tavoitteet
• suunnittelevat ja ohjaavat harjoitukset
• osaavat antaa ensiapua
• toimivat esimerkillisesti ja ylläpitävät järjestystä harjoituksissa
• keräävät tiedot harjoituksissa kävijöistä ja hoitavat listat harrastevastaavalle
• huolehtivat omien lajitaitojensa päivittämisestä ja omasta kouluttautumisesta
• toimivat seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset ja tavoitteet & tarkoitus)

VUOSIKELLO / LENTOPALLO

Tammikuu
- Loppiaisturnaus
Helmikuu
- Talviturnaus

Maaliskuu

Huhtikuu

Toukokuu
- kaudenpäätöspelit, kun salivuorot loppuvat

- kesän salivuorojen haku
- Ellinpäivän lentopalloturnauksen kutsut

Kesäkuu

- kesäkauden salivuorot käynnistyvät

Heinäkuu
- Ellinpäivän lentopalloturnaus
Elokuu

- talven salivuorojen haku

Syyskuu
- talvikauden salivuorot käynnistyvät

Lokakuu
- toimintasuunnitelma ja talousarvio tulevalle vuodelle valmiina & lähetetty sihteerille
Marraskuu
- pikkujoulupelit
- koko seuran syyskokous

Joulukuu

- Loppiaisturnauksen kutsut

- Kinkunsulattelupelit

- välineiden kunnon tarkistus ja uusien hankinta
- JuuU:n nettisivujen päivitys (ns. joulusiivous) lentopallojaoston osalta; vanhat pois/arkistoon ja uudet tilalle tulevaa vuotta varten

- Toimintakertomuksen laadinta ja toimitus sihteerille

8.2.3. Kuntojaosto

Juuan Urheilijat ry:n kuntojaoston tehtäväjako

Kuntojaoston puheenjohtaja:

• toimii kaikkien kuntojaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimiehenä
• osaa seuratoiminnan pakolliset lakisääteiset asiat kokouksissa
• kutsuu koolle jaoston kokoukset ja johtaa kokoukset
• vastaa jaoston hankkeiden hyväksynnästä ja niiden budjetoinnista
• rytmittää jaoston toiminnat (vuosikello)
• suunnittelee kauden tapahtumat jaostolaisten kanssa
• tiedottaa pääseuralle mahdollisista uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
• hoitaa kaudenpäättäjäiset yhdessä jaostolaisten kanssa (päättävät yhdessä ajan, paikan, palkitsemiset, tarjottavat sekä muun toiminnan) ja sopii jaoston tiedottajan kanssa ilmoituksesta ja jutun teosta sekä valokuvaamisesta
• huolehtii palkitsemiset ja muistamiset palkitsemiskaavion mukaisesti
• hoitaa ulkoiset suhteet jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)
• hankkii yhteistyökumppaneita ja hoitaa/ylläpitää suhdetoimintaa yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
• hoitaa mahdolliset erimielisyydet ja riidat jaostossa puolueettomasti
• hoitaa PR-toiminnan
• on näkyvä seuran edustaja

Sihteeri

• laatii kokousten esityslistat yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
• varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
• lähettää kokouskutsut jaoston jäsenille
• kokoaa jäsenistöltä tulleet ehdotukset jaoston  kokouksiin
• valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
• laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
• laatii toimintakertomuksen yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
• huolehtii palkinnot kuntotapahtumien/kuntosuoritusten arvontoihin ja hoitaa arvonnan yhdessä jaoston kanssa

Buffetti- ja välinevastaava

• huolehtii kioskille sopivan paikan sekä hoitaa sen ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana (pöydät, grillit, katokset, kaasut, muurikat, keittimet, kassat jne.jne.jne.)
• tilaa/tekee/ostaa myytävät tuotteet sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa sekä varastoi ne
• huolehtii buffettiin työntekijät, jos ei itse pääse paikalle
• hoitaa käteiskassan ja tiedot tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle (vaihtorahat ym.
• pitää kirjaa em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

• pitää huolen välineiden/kaluston kunnosta ja puhdistuksesta sekä täydentämisestä (kaasupullot)
• hankkii uusia välineitä

Ideanikkari / Tapahtumavastaava

• kehittää ja ideoi uusia toimintamuotoja/tapahtumia
• tutustuu uusiin lajeihin ja infoaa niistä muille jaostolaisille
• etsii/hankkii uusia yhteistyötahoja ja muotoja ja sopii niiden kanssa yhteistyöstä
• hoitaa paikkavaraukset, aikataulutukset ja toimitsijat
• hoitaa mahdolliset tarjottavat ja palkinnot tapahtumiin (etsii ja ostaa, hoitaa palkintojen jaon)
• hankkii järjestysmiehet tapahtumiin, joissa niitä tarvitaan

Retki- ja kuntoliikuntavastaava

• suunnittelee retket ja kuntoliikuntatapahtumia jne. yhdessä kuntojaoston kanssa
• tutustuu etukäteen kohteisiin ja pyrkii etsimään elämyksiä
• hoitaa varaukset (esim. yöpyminen, tiedotus...)
• tekee turvallisuussuunnitelmat
• hoitaa omakustannuslaskennat ja budjetoinnin
• osaa antaa ensiapua (omistaa EA-kortin)
• ottaa huomioon osallistujien kunnon
• ylläpitää iloista ilmapiiriä sekä vaalii toisten auttamista ja tasapuolista kohtelua

Tiedottaja

• huolehtii kuntosuoritusvihkot kesänajaksi kuntoilureittien varteen, kesän aikana vastaa vihkojen ja kynien kunnosta, huolehtii syksyllä vihkot pois reiteiltä sekä huolehtii arvonnoista yhdessä jaoston kanssa
• tekee lehti- ja julisteilmoitukset ajoissa kuntoliikuntatapahtumista sovittuihin lehtiin ja paikkoihin
• ylläpitää seuran netti- ja facebook-sivuja kuntojaoston osalta
• ottaa kuvia jaoston toiminnasta ja kuntojaoston tapahtumista, kirjaa valokuvissa olevien nimet muistiin sekä kirjoittaa em. jutut seuran nettisivuille ja muihin medioihin
• ylläpitää kuntojaoston toimintavihkoa (tapahtumien osallistujamäärien tilastointi)
• ylläpitää kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)

VUOSIKELLO / KUNTOJAOSTO

Tammikuu
- kuntosuoritusvihkot ladulla (Jänne hoitaa)

- Kansallinen hiihtopäivä

Helmikuu
- Ylemmäisen hiihto
Maaliskuu

- Kuutamohiihto
- koko seuran vuosikokous
Huhtikuu

- jäsentenvälinen pilkkikisa
- kuntosuoritusvihkojen poiskerääminen (Jänne hoitaa)

Toukokuu
- kuntosuoritusvihkot lenkkeilyreiteille
- valtakunnallisen pyöräilyviikon tapahtumia

- kävely-/polkuretkiä

- Mölkkykausi alkaa

Kesäkuu
- viikonloppu patikointi (jossain kauempana)

- kävely-/polkuretkiä

- Puistojumppaa
- kuntosuoritusvihkojen ja kynien tarkistus

Heinäkuu
- kuntosuoritusvihkojen ja kynien tarkistus

- Puistojumppaa

- Ellinpäivän mölkkykisat

- Mölkkymaraton

Elokuu
- naisten laavuyö/ilta

- patikkaretkiä

- jäsenten välinen rantaonkikisa

Syyskuu
- kuntosuoritusvihkojen ja -laatikoiden poiskerääminen
- ”syksyn kuntoviikot”

- Pimeä-Mölkky

- Mölkkykausi päättyy, päätöspelit

Lokakuu
- vuosisuunnitelma; talousarvio ja toimintasuunnitelma valmiina ja lähetetty sihteerille

- kotailta
- kuntosuoritusvihkojen palkintojen arvonta

Marraskuu
- koko seuran syyskokous

Joulukuu

- Toimintakertomuksen laadinta ja toimitus sihteerille
- seuraväen ja LETEläisten Joulu-LETE
- JuuU:n nettisivujen päivitys (ns. joulusiivous) kuntojaoston osalta; vanhat pois/arkistoon ja uudet tilalle seuraavaa vuotta varten
- buffettikaluston tarkistus

8.3. Rekrytointi ja perehdytys

Rekrytointi

• Rekrytoinnin tavoitteena on saada uusia ihmisiä seuran toimintaan mukaan ja sitä kautta kehittää seuraa.
• Rekrytoinnista vastaavat kaikki seuran johtokunnan ja jaostojen jäsenet.
• Rekrytointia tehdään käytännössä koko ajan (esim. uusia toimitsijoita kisoihin, LETE-kerhoihin, tapahtumien järjestämiseen, talkoisiin).
• Rekrytoinnissa voidaan käyttää apuna teknologiaa (nettisivut, facebook-sivut, puhelimet), mutta paras tapa on kasvokkain puhuminen. Lisäksi tärkeää on kertoa kulloinenkin tehtävän laatu, kesto ja ajankohta sekä antaa tehtävästä positiivinen kuva.
• Tärkeintä on innostava asenne ja myönteinen lähestyminen.

Perehdytys

• Kenenkään ei tarvitse/ei saa jäädä yksin tekemään, vaan annetaan tulokkaan rauhassa tutustua ja opetella yhdessä aiemmin mukana olleiden kanssa.
• Tärkeää on ottaa perehdytettävä mukaan toimintaan ja opettaa asiat nimenomaan käytännössä näyttämällä esimerkkiä, miten tehtävästä suoriudutaan. Perehdyttäjä siis näyttää selkeästi, mitä löytyy mistäkin, milloin tehdään mitäkin ja miten tehdään jne. Perehdyttäjän pitää muistaa kertoa, jos itse tehtävään liittyy ennakkoon tai jälkikäteen tehtäviä asioita, sekä tiedottaa, miten ne hoidetaan.
• Lisäksi perehdytettävän tulee tietää, miten toimia poikkeustilanteissa. Tarvittaessa perehdytettävälle voi antaa kirjalliset ohjeet tehtäviin liittyvistä asioista.
• Perehdytettävälle on hyvä antaa toimintaan liittyvien ihmisten yhteystietoja.

Juuan Urheilijat ry:n toimintakäsikirjaa on laadittu seurakehittämisprojektin aikana 2014-2016 ja päivitetty 2022.

Toimintakäsikirja ei ole kiveen hakattu, vaan se elää seuran elämän myötä.

Juuassa 03.04 2022