Seuran toimintakäsikirja

 

JUUAN URHEILIJAT RY 

 

SEURAN TOIMINTAKÄSIKIRJA

 

          Sisällysluettelo

  1. Juuan Urheilijat

1.1 Yleiskuvaus seurasta

1.2 Toimintakäsikirjan tarkoitus

  1. JuuU:n visio, missio ja arvot

2.1. Seuran visio

2.2. Seuran missio

2.3. Seuran arvot

  1. Seuran tavoitteet ja tarkoitus

3.1. Seuran tavoitteet

3.2. Seuran tarkoitus

  1. Eettiset ym, linjaukset
  1. Talous
  1. Toimintamuodot

           6.1. Liikuntatoiminta

           6.2. Talkoo- ja tukitoimet

           6.3. Yhteistilaisuudet ja palkitsemiset

           6.4. Koulutukset

  1. Viestintä
  1. Organisaatio, vastuuhenkilöt ja roolit

8.1. Hallituksen tehtävät ja tehtäväjako

          8.1.1. Hallituksen tehtävät

          8.1.2. Hallituksen tehtäväjako

             8.2. Jaostot, niiden tehtävät ja tehtäväjako

                      8.2.1 Jaostot ja niiden tehtävät

                      8.2.2 Yleisurheilujaoston tehtäväjako

                      8.2.3. Lentopallojaoston tehtäväjako

                      8.2.4. Kuntojaoston tehtäväjako

9. Rekrytointi ja perehdytys

                      9.1. Rekrytointi

                      9.2. Perehdytys

Liite               Palkitsemiskaavio

 

1. Juuan Urheilijat

1.1. Yleiskuvaus seurasta

Vuonna 1967 Juukaan perustettiin urheiluseura, joka ensimmäisessä perustavassa kokouksessa nimettiin Juuan Urheilijat ry:ksi. Juuan Urheilijat ry on Juuan kunnassa näkyvästi toimiva, monipuolisia liikuntaharrastuksia kaikille tarjoava, ihmisläheinen, luotettava ja ennen kaikkea tunnettu yleisseura.
     Seurassa järjestetään harrastus- ja kilpailutoimintaa: Yleisurheilua kaikenikäisille, harrastelentopalloa naisille ja miehille sekä monipuolisia ja elämyksellisiä kuntoliikuntatapahtumia kaikille halukkaille. LETE –liikuntakerhotoiminta 1-15-vuotiaille on kuitenkin seuran näkyvin toimintamuoto.
     Juuan Urheilijat ry on Juuan kunnan suurin urheiluseura. Seura pitää toiset ajan tasalla nettisivujensa (www.juuanurheilijat.fi) sekä paikallislehden, Vaarojen Sanomien, seurapalstan, FaceBook-sivujen ja

Instagramin kautta

Seura on jäsenenä:

    Suomen Työväen Urheiluliitossa (TUL)
    Suomen Aikuisurheiluliitossa (SAUL)
    Suomen Urheiluliitossa (SUL)
    Pohjois-Karjalan Liikunnassa (PoKaLi)
    Pohjois-Karjalan Yleisurheilussa (PoKarY)
   

1.2. Toimintakäsikirjan tarkoitus

Juuan Urheilijat ry:n toimintakäsikirjan tarkoituksena on tuoda esille seuran toimintalinjaukset ja tavoitteet seurana, jotta niiden tiedostaminen on jokaiselle toiminnassa mukana olevalle helpompaa.  Seuran tavoitteiden sisäistäminen on tärkeää, jotta kaikki toimivat yhteisillä pelisäännöillä noihin päämääriin tähdäten.

 

2. JuuU:n visio, missio ja arvot

2.1. Seuran visio

Juuan Urheilijat ry on innostava ja hyvin monipuolinen yleisseura, joka organisoi erilaisia urheilu- ja liikuntatapahtumia ja mahdollistaa erilaisten lajien tasokkaan harrastamisen Juuan kunnassa. Se on Juuan suurin urheiluseura.

 

2.2. Seuran missio

Juuan Urheilijat ry tarjoaa monipuolisia liikunta-, kuntoilu- ja elämyspalveluja kaiken ikäisille huomioiden kansalaisten hyvinvoinnin ja elämän laadun edistäminen sekä sosiaalisuuden parantaminen ja liikunnalliseen elämäntapaan kasvattaminen.

Juuan Urheilijat on jatkossakin haluttu yhteistyökumppani muille yhdistyksille, kunnalle ja yrityksille.

 

2.3. Seuran arvot

Juuan Urheilijat ry:n arvot ovat:

-Harrastamisen edullisuus

-Yhteisöllisyys

-Luotettavuus

-Avoimuus

-Tasa-arvoisuus

 

3. Seuran tavoitteet ja tarkoitus
 

3.1. Seuran tavoitteet

Seuran tavoitteet jakautuvat kasvatuksellisiin, liikunnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin.

Kasvatukselliset tavoitteet:
- Seura haluaa edistää hyvää ja viihtyisää ilmapiiriä vaalimalla toisten ihmisten kunnioittamista ja huomioonottamista sekä hyviä käytöstapoja. Mahdollisuus osallistua seuran toimintaan on kaikilla riippumatta jäseneksi tulevan taustoista.

Liikunnalliset tavoitteet:
- Omassa lajissa kehittyminen ja uusien lajien oppiminen (yksilötasolla)
- Mahdollisuus kehittyä huippu-urheilijaksi (seura antaa toimintansa kautta mahdollisuuden tähän)
- Seuran tarkoituksena on olla lajivalikoimaltaan monipuolinen ja uusiin tarpeisiin vastaava yleisseura. Näin seura on osaltaan täyttämässä niitä aukkoja, joita Juuan liikuntaelämässä mahdollisesti aina on.

Taloudelliset tavoitteet:
- Suunnitelmallisuus ja ajan tasalla oleminen
- Seuran toiminnan kustannukset pysyvät mahdollisimman pieninä ja varojen keruu tapahtuu pääasiassa talkootyönä, mutta myös kunnan toiminta-avustuksella ja sponsoreiden tuella on iso merkitys.
- Toimintamaksut pidetään minimissä, että seurassa harrastaminen on kaikille mahdollista varallisuustaustasta riippumatta.
- Seura on toimissaan vakavarainen yhteisö

 

3.2. Seuran tarkoitus

Seuran toiminnan tarkoitus perustuu seuran sääntöjen 2 §:ssä esitettyihin seikkoihin.

Toiminnassaan seura:

1) kehittää liikunnan ja urheilun toimintaedellytyksiä;

2) kehittää kulttuuri-, kasvatus- ja nuorisotyötä;

3) edistää sukupuolten välistä tasa-arvoa, yhdenvertaisuutta;

4) toimii taloudellisesti, ekologisesti, eettisesti ja sosiaalisesti kestävällä tavalla.
 

Tarkoitustaan seura toteuttaa:

1) järjestämällä urheilu- ja liikuntatoimintaa sekä -kilpailuja ja muita vastaavia tapahtumia ja korostamalla toiminnassaan erityisesti matalan kynnyksen liikuntaa kaikille väestöryhmille;

2) tarjoamalla kunto- ja terveysliikuntaa;

3) harjoittamalla kasvatus- ja koulutustoimintaa;

4) harjoittamalla valmennus- ja neuvontatyötä;

5) harjoittamalla viestintä-, tiedotus-, julkaisu- ja suhdetoimintaa;

6) vaikuttamalla laaja-alaisesti liikunta-, urheilu- ja yhdistysasioihin omalla alueellaan.

4. Eettiset ym. linjaukset

Juuan Urheilijoiden toiminta tarjoaa jäsenilleen iloa ja mielihyvää sekä uusia tietoja/taitoja ja säännöllisyyttä. Seuran toiminta on päihteetöntä ja liikunnallisia elämäntapoja edistävää. Kaikilla on mahdollisuus harrastaa kilpaurheilua ja kaikkia kannustetaan heidän taitotasoistaan riippumatta. Ohjaajilla on mahdollisuus päästä erilaisiin koulutuksiin ja seura maksaa koulutuksista sen mukaan kuin on päätetty.
Seura korostaa toiminnassaan ihmisläheisyyttä ja luotettavuutta.

Seura on sitoutunut sääntöjensä 5 §:n mukaisesti urheiluyhteisön ja Suomen Työväenurheiluliitto TUL ry:n vastuullisuusohjelmaan ja Reilun pelin periaatteisiin.

Seura on sitoutunut sääntöjensä 6 §:n mukaisesti sekä kansallisiin että kansainvälisiin urheiluyhteisön eettisiin periaatteisiin ja urheilun oikeusturvalautakunnan ja eettisten asioiden kurinpitolautakunnan toimivaltaan.

Lisäksi seura on sitoutunut sääntöjensä 7 §:n mukaisesti noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa kansainvälistä ja kansallista antidopingsäännöstöä sekä kansainvälisen olympiakomitean antidopingsäännöstöä, sekä noudattamaan kilpailutulosten ja -tapahtumien manipuloinnin kieltoa koskevia säännöstöjä.

 

5. Talous

Seuran tarkoituksena ei ole voiton tai muun taloudellisen ansion hankkiminen siihen osallisille.

Seura rahoittaa toimintaansa kunnan toiminta-avustuksilla ja yrityksiltä saamillaan mainosmaksutuotoilla, jäsenmaksutuloilla, sekä tekemällä talkootöitä. Jokaisen harrastajan on myös osallistuttava itse kulujen kattamiseen. Jäsenyys on myös talkoisiin osallistumista, ja kerätyt varat käytetään lasten ja nuorten liikunnan hyväksi.

Jäsenmaksut (v.2024)

Alle 15 v. 8 €/vuosi

Aikuiset 14 €/vuosi

Perhemaksu 28 €/vuosi

Perhemaksulla jäseneksi pääsee koko perhe eli isä + äiti + kaikki perheen alle 18-vuotiaat lapset.

Maksettu jäsenmaksu on voimassa kalenterivuoden.

Kaikissa jäsenasioissa voi ottaa yhteyttä puhelimitse puheenjohtajaan
tai sihteeriin, tai sähköpostilla: juuan.urheilijat@outlook.com.


6. Toimintamuodot

 

6.1. Liikuntatoiminta

Seurassa on monia toimintamuotoja eri-ikäisille.

LETE –kerho eri-ikäisille lapsille: 1 krt/vko, kesto 1h

- Pallero-LETE 1-3v.
- Perhe-LETE 3-5v.
- Leikki-LETE 5-7v.
- Sportti-LETE 7-12v.
- ATLETE 7-15v. (kesällä)
- Kesä-LETE lapsiperheille


Lentopallo  miehet 2 krt/vko talvella ja 1 krt/vko kesällä kaikille avointa kuntolentopalloa, ei sarja toimintaa

Yleisurheilu 5-v. alkaen. ATLETE-yleisurheilukoulu 1krt/vko kesäkaudella. Lapsilla ja nuorilla on mahdollisuus osallistua kilpailuihin ja leirityksiin kulloinkin voimassa olevien linjausten mukaisesti.

Aikuisurheilu 30-v. alkaen. Mahdollisuus osallistua ikäluokkansa PM-, SM- ja aluemestaruuskilpailuihin.

Kuntoliikuntaa kaikille ympäri vuoden mm. erilaisten tapahtumien ja retkien merkeissä. Järjestetään omia sekä yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa kaikille avoimia kuntoliikuntatapahtumia, patikkaretkiä sekä hiihtotapahtumia.

 

6.2. Talkoo- ja tukitoimet

Toimintansa rahoittamiseksi seura tekee mm. seuraavanlaisia talkoita:

joulupukkipalvelu, pihaharavointi, lehden jakelu, kahvitukset ja muu puffettitoiminta, järjestyksen valvontatoiminta, arpajaiset ja tanssien järjestäminen.
Talkoiden lisäksi seura myy ilmoitus- ja mainostilaa seura-asuihin ja seuran nettisivuille. Yrityksiltä saadaan tukea myös LETE- kilpailupalkintoihin.

Yhteistyötä tapahtumien järjestelyissä tehdään laajasti useiden eri yhteisöjen ja tahojen kanssa. Yhteistyökumppaneita on parikymmentä, esim. Juuan kunta, muut urheiluseurat ja järjestöt sekä yritykset.

 

6.3. Yhteistilaisuudet ja palkitsemiset

Yhteisiä tilaisuuksia ovat vuosittain:

seuran sääntömääräiset kokoukset, seuraväen yhteinen pikkujoulu, eri lajien kaudenpäättäjäiset sekä talkoolaisille järjestetyt kiitostilaisuudet.

Seuran juhlavuosina järjestetään erillinen juhlatilaisuus ja teemanäyttely.

Seuraväen palkitsemisten periaatteet ja toimintatavat löytyvät liitteenä olevasta palkitsemiskaaviosta.

 

6.4. Koulutukset

Pääperiaate: Seura maksa valmentajien ja ohjaajien sekä muiden seuratoimijoiden koulutukset, mikäli koulutetut henkilöt sitoutuvat seuran toimintaan vähintään seuraavaksi kaudeksi.

Pidempi kestoisista ja kalliimmista koulutuksista hallitus päättää erikseen.

Suositus on, että jokainen ohjaaja ja valmentaja on käynyt vähintään ko. lajin perustiedot sisältävän koulutuksen. Toimihenkilöillä pitää olla yhdistystoiminnan perusteet tiedossa.

 

7. Viestintä

 

Seuran viestintä jakaantuu sisäiseen- ja ulkoiseen tiedotukseen sekä kriisitiedotukseen.

Sisäiseen tiedotukseen kuuluu tiedotus jäsenistölle tiedotettavista kokousten päätöksistä ja vastaavista. Sisäistä tiedotusta ovat myös tiedotus kokouksista, tapahtumista ja tilaisuuksista. Hallituksen ja jaostojen kokouksista tiedotetaan paikallislehden seurapalstalla, Watsup-ryhmissä, FaceBook-sivuilla, Instagramissa, tekstiviestein ja puhelimitse ja joskus myös nettivisujen kautta. LETE-kerhoja koskevaa tiedottamista hoidetaan myös kerhoissa jaettavien paperitiedotteiden kautta. Sisäisestä tiedottamisesta vastaavat kunkin lajin ja toiminnan vastuuhenkilöt.

Ulkoiseen tiedottamiseen kuuluu sekä seuran jäsenistölle että erityisesti seuran ulkopuolisille tahoille suunnattu tiedottaminen seuran tekemistä päätöksistä, suunnitelmista, tapahtumista ja kilpailuista. Tiedottamiseen käytetään paikallislehteä, nettisivuja, Lähellä.fi-palvelua, kilpailukalenteria jne. Kilpailu- ja tapahtumatiedottamisesta vastaavat laji- ja tapahtumavastaavat. Seuran päätöstiedottamisesta vastaa puheenjohtaja.

Kriisitiedotuksesta vastaa seuran puheenjohtaja. Hän vastaa kriisitilanteissa sekä ulkoisesta että sisäisestä viestinnästä. Lajiryhmissä tai yleensä seuran toiminnassa tapahtuneista vahingoista, loukkaantumisista, rikkomuksista, rikoksista jne. tulee ilmoittaa välittömästi seuran puheenjohtajalle, jotta tarvittavaa kriisi-tiedotusta voidaan tehdä viivytyksettä ja keskitetysti.

 

8. Organisaatio, vastuuhenkilöt ja roolit

 

8.1. Hallituksen tehtävät ja tehtäväjako

8.1.1 Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtävänä on hoitaa seuran asioita lain ja seuran sääntöjen 16 §:n sekä seuran kokouksen päätösten mukaan.
Erityisesti johtokunnan tehtävänä on:
1) edustaa seuraa ja valita seuran edustajat, varaedustajat ja ehdokkaat eri järjestöjen ja yhteisöjen kokouksiin;
2) johtaa ja kehittää seuran toimintaa, hoitaa sen taloutta ja omaisuutta sekä valvoa seuran sääntöjen noudattamista ja hallituksen päätösten täytäntöönpanoa;

3) hoitaa seuran tiedotustoimintaa;
4) kutsua koolle seuran kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat;
5) panna toimeen seuran kokousten päätökset;
6) päättää yhdistyksen jäsenten ottamisesta, erottamisesta sekä päättää jäseniä koskevista kurinpitotoimista;

7) pitää luetteloa seuran jäsenistä;
8) laatia ehdotus toimintakertomukseksi, tilinpäätökseksi, toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi;
9) valita tarvittaessa jäsenet seuran kokouksien asettamiin jaostoihin ja valiokuntiin;

10) ottaa ja erottaa seuran toimihenkilöt ja palkatut työntekijät; sekä

11) ryhtyä muihin toimenpiteisiin, joita seuran etu vaatii.
 

8.1.2. Hallituksen tehtäväjako

Kaikkien hallituksen jäsenten tulee yhdessä osallistua seuraaviin tehtäviin:
- uusien toimijoiden rekrytointi
- seurahenki
- varainhankinta
- talkootoiminta
- elinkaariajattelu

Puheenjohtaja

-seuran yleisjohtaminen
-päävastuu strategiasta ja toimintasuunnitelmista sekä niiden seurannasta
-hallituksen koolle kutsuminen ja esityslistojen laadinta
-seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön tunteminen
-hankehakemusten / rahoitusten valmistelu ja hakeminen
-yhteistyö/sponsorisopimukset yhdessä varapuheenjohtajan kanssa
-yhteydenpito liittoon, alueorganisaatioihin, kuntaan, yrityksiin, yhteisöihin, sidosryhmiin ja tiedotusvälineisiin sekä omaan jäsenistöön yhdessä varapuheenjohtajan ja sihteerin kanssa
-työsopimusten yms. tekeminen
-vastuu seuratoimijoiden koulutuksesta
-seuran pr-henkilö
-näkyvä seuran edustaja

Varapuheenjohtaja

-puheenjohtajan ollessa estyneenä hoitaa tämän tehtävät
-yhteistyö/sponsorisopimukset yhdessä puheenjohtajan kanssa
-yhteydenpito kuntaan, yrityksiin, yhteisöihin ja sidosryhmiin sekä omaan jäsenistöön yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
-seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön tunteminen
-seuran markkinoinnin koordinointi (suunnittelu, toteutus, seuranta) tiedottajan kanssa

Sihteeri

- pöytäkirjat
- toiminta-avustusten, verohuojennushakemuksen ja ym. rahoitusten hakemusten laadinta yhdessä taloudenhoitajan kanssa
- toimintasuunnitelman laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa
- toimintakertomuksen ja tilastojen laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa
- seuralta tarvittavien lausuntojen yms. laadinta hallituksen kanssa ja puhtaaksikirjoittaminen
- vuosiselvityksen laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa
- kouluyhteistyö
- seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön tunteminen

Taloudenhoitaja
- laskujen ja palkkojen maksaminen sekä tiliöinti
- laskutus, tiliotteiden seuranta, käteiskassojen hoito, rahojen vieminen pankkiin
- talousarvion laadinta yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
- talousarvion toteuman seuranta ja tarvittavien yhteenvetojen hankinta tilitoimistosta sekä tiedotus hallitukselle

Jäsenvastaava

- uusien jäsenten hankinta
- yhteydenpito jäsenistöön
- jäsenrekisterin ylläpito
- jäsenmaksujen laskutus ja seuranta
- talkoolais- ja seuratoimijarekisterin ylläpito
- palkitsemiset juhlissa/tilaisuuksissa ja ansiomerkkien haun valmistelu hallituksen kanssa sekä haku yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa

Arkistonhoitaja

- seuran kaiken arkistoitavan materiaalin tallentaminen digitaalimuotoon
- jo olemassa olevan aineiston järjestely/perkuu
- valokuva-aineiston järjestely/tekstittäminen/perkuu nykyaikaiseen muotoon

Tiedottaja
- tiedotussuunnitelman rakentaminen ja ylläpito
- tiedottamisen koordinointi
- sisäinen ja ulkoinen tiedotus ajan tasalla
- seuran nettisivujen ylläpito
- lehti-ilmoitukset
- valokuvaus- ja lehtijutut
- markkinointi yhdessä varapuheenjohtajan kanssa

Talkoovastaava

- etsii uusia talkoita seuran varainhankinnan tueksi
- kokoaa kulloinkin tarvittavan talkooporukan ja tiedottaa talkoista
- laatii talkoille vuosisuunnitelman (olemassa olevien ja uusien talkoiden yhteensovittaminen ajallisesti)
- talkooseuranta (kuka, mitä, missä, milloin, miten…)

Juhlavastaava

- seuran juhlien ja erikoistapahtumien suunnittelu, valmistelu ja toteutus
- hallituksen ajan tasalla pitäminen juhliin liittyen

Kirjanpitäjä

- seuran kirjanpito, tilinpäätökset. palkanlaskennat ja veroilmoitukset (ulkoistettu tilitoimistolle)
 

8.2. Jaostot ja valiokunnat sekä niiden tehtävät ja tehtäväjako

8.2.1. Jaostot, valiokunnat ja niiden tehtävät

Seuran sääntöjen 17 §:n mukaan seuran jaostojen ja valiokuntien tehtävänä on huolehtia oman lajinsa tai toimintasektorinsa toiminnasta seuran toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Seuran ja jaostojen ja valiokuntien taloushallinnosta päättää hallitus. Jaosto tai valiokunta voi päättää oman lajinsa tai toimintasektorinsa taloudellisista asioista vahvistetun talousarvion ja hallituksen hyväksymän taloudenhoidon ohjesäännön mukaisesti.

Jaosto tai valiokunta ei kuitenkaan voi tehdä seuraa sitovia oikeustoimia, sopimuksia tai muita sitoumuksia.

Jaostoista ja, niiden määrästä päättää seuran syyskokous. Jaostojen jäsenet valitsee seuran hallitus.

 

8.2.2. YLEISURHEILUJAOSTON tehtäväjako

Yleisurheilujaoston puheenjohtaja:

-kaikkien yu-jaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimies

-jaoston kokousten koolle kutsuminen ja johtaminen

-seuratoiminnan pakollisten lakisääteisten asioiden osaaminen kokouksissa

-ulkoisten suhteiden hoito jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)

-yhteistyökumppaneiden hankinta ja suhdetoiminta yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa

-kauden suunnittelu valmentajan/kilpailuvastaavien kanssa (kilpailukalenteri, sali- ja kenttävuorojen haku => näistä tieto seuran sihteerille)

-jaoston toimintojen rytmitys (kokoukset, toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus) sekä jaoston hankkeiden hyväksyntä ja budjetointi

-tiedottaa pääseuralle mahd. uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee

-PR-toiminta

-mahd. erimielisyyksien ja riitojen puolueeton hoito jaostossa

-näkyvä seuran edustaja

-”vierailevien tähtien” hankkiminen/kutsuminen harjoituksiin ja tapahtumiin yhdessä valmennusvastaavan kanssa

-palkitseminen, muistamiset ja huomionosoitukset

-kaudenpäättäjäisten järjestelyt yhdessä valmennusvastaavan kanssa
 

 Sihteeri

-kokousten kirjaaminen (pöytäkirjat, muistiot, esityslistat), arkistointi

-kokoustilojen varaaminen, tarjoilusta ja materiaaleista huolehtiminen

-kokouskutsujen lähettäminen

-toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa ja puhtaaksikirjoitus, jaoston budjettiesityksen laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa

-ulkopuolinen rahoitus ja palkinnot kisoihin ja valmistelut niihin liittyen

-jäsenistöltä tulleiden ehdotusten koonti jaoston kokouksiin

-kilpailuilmoittautumisten vastaanotto

-kilpailukalenteriin omien kisojen tiedot

 

Tiedottaja

-jaoston postit ja sähköpostit (tulevat/lähtevät) oikeille henkilöille jaostossa

-lehti-ilmoitukset, tulospalvelu, netti ja FaceBook, yleistiedotus jaoston toiminnasta (kokoukset), julisteilmoitukset sovittuihin paikkoihin

-lehtijutut sovittuihin medioihin

-oman jaoston tapahtumatiedotus tuoreeltaan nettiin, tai välittäminen seuran nettivastaavalle

-oman jaoston kilpailutoiminnan tulosten ilmoittaminen sovituille medioille

-mahd. tiedotustilaisuuksien suunnittelu ja järjestäminen pääseuran ja jaoston puheenjohtajien kanssa

-valokuvat (nimet), jutut jaoston toiminnasta ja tapahtumista, kuva- ja juttuarkiston ylläpito

 

Buffettivastaava

-kioskin ”rakentaminen” ja hoito ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana (pöydät, tuolit, roskikset, katokset yms…)

-myytävien tuotteiden tilaaminen ja varastointi sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa

-huolehtii buffettiin työntekijät

-käteiskassan hoito ja kirjallinen tiliöinti tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle (vaihtorahat yms.)

-pitää yllä vuosittaista rekisteriä em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

 

 Välinevastaava

-pitää kirjaa välinevarastosta lainatuista tavaroista ja valmentajien välittämistä uusista välinetarpeista

-huolehtii viime kädessä siitä, että välineet ovat kunnossa, puhtaita ja paikallaan sovitussa varastossa

-huolehtii korjauskelpoiset välineet korjattaviksi ja pitää kirjaa korjauskustannuksista sovitun budjetin raameissa

-huolehtii, että kisoissa on KAIKKI tarvittavat välineet

 

 Aikuisurheiluvastaava

-valmennus- ja koulutustieto seuraan aikuisprojekteista

-seuran omat aikuisurheilun hankkeet/tapahtumat

-yhteistyö kuntojaostoon

-tiedottaminen aikuisurheilun toiminnasta

-aikuisurheilijarekisterin ylläpito seurassa ja tietojen päivitys liittoon

-aikuisurheilijoiden kilpailuihin ilmoittaminen, mahd. maksut tiedoksi pääseuran maksuliikenteestä vastaavalle, kilpailukuljetukset ja mahd. majoitus

-aikuisurheilijoiden rekrytointi

-sparraaja muille aikuisurheilijoille

 

 Kotikilpailuvastaava

-toivottaa ulkopaikkakuntalaiset tervetulleiksi tapahtumaan ja jakaa mahd. viime hetken infot ja aikataulumuutokset

-pitää huolta siitä, että hänet (tai varahenkilö) löydetään sovitusta paikasta koko tapahtuman ajan mikäli tulee kysyttävää tapahtumasta ja sen etenemisestä

-toimitsijaryhmän/ryhmien ja buffettihenkilöstön hankkiminen tapahtumaan

-huolehtii palkinnot ja palkintojen jakajat kisaan

-huolehtii kakkien (LETE-kisat, Hippokisat, seuraottelut, hallikisat) kotikisojen käytännön järjestelyt, että kaikki on kentällä kunnossa (kuulutuslaitteet, ajanottokellot, tuulimittari, esitäytetyt pöytäkirjat, toimitsijavälineet (liivit, kortit, kynät, kansiot) yms. kilpailupaikalla, palkinnot, kilpailunumerot, sektorit, merkit, palkintokorokkeet, ensiapu/ea-välineet, kopiointi/atk-laitteet, lähettäjän välineet jne.)

-aikataulutus kilpailunjohtajan kanssa

-tiedotus yhdessä tiedottajan kanssa (kausi, yksittäinen kilpailu, tulokset, media)

-kerää kisan kaikki tulokset ja buffetin myynnin yms. yhteen kirjaan arkistointia varten

 

Vieraskilpailuvastaava

-suunnitelmat ajoissa keväällä kuntoon! Yhteispalaveri jaosto, valmentajat, kilpailijat, vanhemmat

-lisenssi- ja vakuutusasioiden info joka vuosi

-yhteistyö valmentajien ja lasten vanhempien kanssa

-hoitaa ilmoittautumiset järjestävään seuraan (nimi, sarja, lajit jne.)

-hoitaa maksutiedot pääseuran talousvastaavalle

-kuljetusten ja mahd. majoitusten hoitaminen, reittisuunnitelma, aikataulutus

-huoltajien hankinta mukaan kisaan

-hoitaa kilpailunjärjestäjän tiedotteet ja ilmoitukset jokaiselle kisaan osallistuvalle omassa seurassa ennen matkalle lähtöä

-aikataulut selville kilpailijoille, että tietävät missä ja mihin aikaan pitää kunkin olla, toimii koko porukan yhteyshenkilönä kilpailupaikalla

-vastaa tarvittaessa käyttäytymiskurinpitotoimista oman seuran osalta vierailun aikana

 

Valmennusvastaava

-pitää huolta siitä, että kaikilla jaostossa toimivilla valmentajilla ja ohjaajilla on tieto seurassa sovituista eettisistä ja toiminnallisista linjauksista ja pelisäännöistä, ja että harjoitukset toimivat linjausten mukaisesti

-vastaa siitä, että kussakin jaoston harjoitusryhmässä on asiat hallitseva valmentaja/ohjaaja

-tiedottaa koulutuksista ja ilmoittaa valmentajat/ohjaajat tarvittaviin koulutuksiin sovitun budjetin raameissa. Tai tilaa koulutukset paikkakunnalle ja hoitaa valmiiksi ulkopuolisen kouluttajan tarvitsemat tilat, mahd. majoituksen, informoinnin jne.

-kerää tiedot lajin harrastajista ja hoitaa ne jaoston jäsenvastaavalle laskutusta varten

-harjoitusolosuhteiden kehittäminen

-valmentaja- ja vetäjäkoulutuksen suunnittelu

-toimiminen yhteistyössä hallituksen kanssa

-”vierailevien tähtien” hankkiminen/kutsuminen harjoituksiin ja tapahtumiin yhdessä puheenjohtajan kanssa

 

 Lajivalmentajat

-tekee harjoitusten vuosisuunnittelun raamit ja kuinka niiden puitteissa edetään oman lajin eri ikä- ja tasoryhmissä (tiimit eri-ikäisille)

-huolehtii omien lajitietojen päivittämisestä ja kouluttautumisesta

-kerää tiedot harjoituksissa kävijöistä ja hoitaa listat valmennusvastaavalle

-harjoituksellisten tavoitteiden laatiminen

-uusien kykyjen etsiminen

-lajissa toimivien henkilöiden henkilötietojen koonti ja ylläpito

-lajin jäsenrekisterin ilmoittaminen koko seuran jäsenvastaavalle
 

Ohjaajat

-toimiminen seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti

-tarvittavien omien lajitietojen päivittäminen ja kouluttautuminen

-kerää tiedot harjoituksissa kävijöistä ja hoitaa listat valmennusvastaavalle

-lajissa toimivien henkilöiden henkilötietojen koonti ja ylläpito

-lajin jäsenrekisterin ilmoittaminen koko seuran jäsenvastaavalle

 

8.2.3. LENTOPALLOJAOSTON tehtäväjako

Lentopallojaoston puheenjohtaja:

  • kaikkien jaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimies
  • jaoston kokousten koolle kutsuminen ja johtaminen
  • seuratoiminnan pakollisten lakisääteisten asioiden osaaminen kokouksissa
  • ulkoisten suhteiden hoito jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)
  • yhteistyökumppaneiden hankinta ja suhdetoiminta yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
  • kauden suunnittelu jaostolaisten kanssa (salivuorojen haku, turnausajankohdat ja niihin salivaraukset=>näistä tieto seuran sihteerille)
  • jaoston toimintojen rytmitys (kokoukset, toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus) sekä jaoston hankkeiden hyväksyntä ja budjetointi
  • tiedottaa pääseuralle mahd. uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
  • PR-toiminta
  • mahd. erimielisyyksien ja riitojen puolueeton hoito jaostossa
  • näkyvä seuran edustaja

Sihteeri

  • kokousten kirjaaminen (pöytäkirjat, muistiot, esityslistat), arkistointi
  • kokoustilojen varaaminen, tarjoilusta ja materiaaleista huolehtiminen
  • kokouskutsujen lähettäminen
  • toimintasuunnitelman, budjettiesityksen ja toimintakertomuksen puhtaaksikirjoitus
  • palkinnot turnauksiin/valmistelut
  • jäsenistöltä tulleiden ehdotusten koonti jaoston kokouksiin
  • lehti-ilmoitukset, lentopallotiedot nettiin
  • tilastot

Buffettivastaava

  • myyntipisteen ”rakentaminen” ja hoito ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana
  • myytävien tuotteiden hankinta ja varastointi sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa
  • huolehtii buffettiin työntekijät
  • käteiskassan hoito ja kirjallinen tiliöinti tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle
  • pitää yllä vuosittaista rekisteriä em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

Harrastevastaava

  • pitää kirjaa välinevarastosta olevista tavaroista ja havaituista uusista välinetarpeista
  • huolehtii, että välineet ovat kunnossa, puhtaita ja paikallaan sovitussa varastossa
  • huolehtii, että harjoituksissa on KAIKKI tarvittavat välineet
  • tiedottaa kuntaan salilla olevista välinepuutteista (verkot, antennit, tolpat jne.)
  • vastaa salivuorovarauksista yhdessä puheenjohtajan kanssa
  • tiedotus lentopallon harrastetoiminnasta (salivuoroista) lehteen ja seuran nettisivuille
  • kouluyhteistyö
  • junioritoiminta (vetäjien hankinta, salivuorojen varaus)

Turnausvastaava

  • huolehtii kutsut muille seuroille/osallistujille
  • tekee salivaraukset turnauksiin, laatii otteluohjelmat, hoitaa toimitsijat paikalle
  • ilmoittaa buffettivastaajalle tapahtumasta
  • hankkii palkinnot ja mahd. sponsorit turnauksiin
  • huolehtii, että turnauksissa on KAIKKI tarvittavat välineet
  • huolehtii turnausten tulokset ja lehtijutut paikallislehteen ja nettiin sekä joukkueille

Ohjaajat

  • suunnittelee ja ohjaa harjoitukset omatoimisesti
  • toimiminen seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti
  • tarvittavien omien lajitietojen päivittäminen ja kouluttautuminen
  • kerää tiedot harjoituksissa kävijöistä ja hoitaa listat harrastevastaavalle

 

8.2.4. KUNTOJAOSTON tehtäväjako

      Kuntojaoston puheenjohtaja:

  • kaikkien jaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimies
  • jaoston kokousten koolle kutsuminen ja johtaminen
  • seuratoiminnan pakollisten lakisääteisten asioiden osaaminen kokouksissa
  • ulkoisten suhteiden hoito jaoston osalta (kunta, kumppanit, piiri, muut seurat)
  • yhteistyökumppaneiden hankinta ja suhdetoiminta yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
  • kauden suunnittelu jaostolaisten kanssa
  • jaoston toimintojen rytmitys eli vuosikello (kokoukset, toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus) sekä jaoston hankkeiden hyväksyntä ja budjetointi
  • tiedottaa pääseuralle mahd. uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
  • PR-toiminta
  • mahd. erimielisyyksien ja riitojen puolueeton hoito jaostossa
  • näkyvä seuran edustaja

      Sihteeri

  • kokousten kirjaaminen (pöytäkirjat, muistiot, esityslistat)
  • kokoustilojen varaaminen, tarjoilusta ja materiaaleista huolehtiminen
  • kokouskutsujen lähettäminen
  • toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa ja puhtaaksikirjoitus, jaoston budjettiesityksen laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa
  • palkinnot kuntotapahtumien/kuntosuoritusten arvontoihin
  • jäsenistöltä tulleiden ehdotusten koonti jaoston kokouksiin

      Buffetti- ja välinevastaava

  • myyntipaikan ”rakentaminen” ja hoito ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana
  • huolehtii kaikki tarvittavat välineet / kaluston myyntipaikalle (pöydät, grillit, katokset, kaasut, muurikat, keittimet, kassat jne.jne.jne.)
  • huolehtii buffettiin työntekijät
  • välineiden/kaluston kunnossapito / puhdistus / täydentäminen (esim. kaasupullot)
  • uusien välineiden hankkiminen
  • myytävien tuotteiden tilaaminen ja varastointi sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa
  • käteiskassan hoito ja kirjallinen tiliöinti tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle
  • pitää yllä vuosittaista reksiteriä em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

      Ideanikkari

  • kehittää ja ideoi uusia toimintamuotoja/tapahtumia
  • etsii uusia yhteistyötahoja ja muotoja
  • tutustuu uusiin lajeihin ja infoaa niistä muille jaostolaisille

      Tiedottaja

  • lehtijutut tapahtumista, lehti-ilmoitukset, kuntojaoston tapahtumat nettiin
  • kuntojaoston toimintavihkon ylläpito (tapahtumien osallistujamäärien tilastointi)
  • lehtileikkeiden kerääminen ja arkistointi

 

9. Rekrytointi ja perehdytys

9.1. Rekrytointi

-Rekrytoinnin tarkoituksena on saada uusia ihmisiä seuran toimintaan mukaan ja sitä kautta kehittää seuraa.

-Rekrytoinnista vastaavat kaikki seuran hallituksen ja jaostojen jäsenet.

-Rekrytointia tehdään käytännössä koko ajan (esim. uusia toimitsijoita kisoihin, LETE-kerhoihin,

tapahtumien järjestämiseen, talkoisiin).

-Rekrytoinnissa voidaan käyttää apuna teknologiaa (nettisivut, FaceBook-sivut, Instagram, puhelimet), mutta paras tapa on kasvokkain puhuminen. Lisäksi tärkeää on kertoa kulloinenkin tehtävän laatu, kesto ja ajankohta sekä antaa tehtävästä positiivinen kuva.

-Tärkeintä on innostava asenne ja myönteinen lähestyminen.

9.2. Perehdytys

-Kenenkään ei tarvitse tai ei saa jäädä yksin tekemään, vaan annetaan tulokkaan rauhassa tutustua ja opetella yhdessä aiemmin mukana olleiden kanssa.

-Tärkeää on ottaa perehdytettävä mukaan toimintaan ja opettaa asiat nimenomaan käytännössä näyttämällä esimerkkiä, miten tehtävästä suoriudutaan. Perehdyttäjä siis näyttää selkeästi, mitä löytyy mistäkin, milloin tehdään mitäkin ja miten tehdään jne. Perehdyttäjän pitää kertoa, jos itse tehtävään liittyy ennakkoon tai jälkikäteen tehtäviä asioita sekä tiedottaa miten ne hoidetaan.

-Lisäksi perehdytettävän tulee tietää, miten toimia poikkeustilanteissa. Tarvittaessa perehdytettävälle voi antaa kirjalliset ohjeet tehtäviin liittyvissä asioissa.

-Perehdytettävälle on hyvä antaa toimintaan liittyvien ihmisten yhteystietoja.

---

Juuan Urheilijat ry:n toimintakäsikirja on laadittu seurakehittämisprojektin aikana 2014-2016.

Sitä ovat koonneet Marja-Leena Vepsäläinen, Jarmo Vepsäläinen, Pasi Vilkki PoKaLista, Armi Repo, Raili Nevalainen ja Sarianna Kallinen.

Toimintakäsikirja ei ole kiveen hakattu vaan se elää seuran elämän myötä.

Juuassa 10.08.2016

Käsikirjaa on päivitetty vuonna 2022.

Käsikirjaa on päivitetty 03.04.2024 seuran uusien sääntöjen hyväksymisen jälkeen.