Seuran toimintakäsikirja

Juuan Urheilijat ry :n toimintakäsikirjaa on laadittu seurakehittämisprojektin aikana 2014-2016.

Sitä ovat koonneet Marja-Leena Vepsäläinen, Jarmo Vepsäläinen, Pasi Vilkki PoKaLista, Armi Repo, Raili Nevalainen ja Sarianna Kallinen.

Toimintakäsikirja ei ole kiveen hakattu, vaan se elää seuran elämän myötä.

 

Juuassa 10.8.2016.

 

 

Sisällysluettelo

 

1.      Juuan Urheilijat

1.1. Yleiskuvaus seurasta

1.2. Toimintakäsikirjan tarkoitus

2.      JuuU:n visio

3.      Seuran tavoitteet ja tarkoitus

3.1. Seuran tavoitteet

3.2. Seuran tarkoitus

4.      Eettiset linjaukset

5.      Talous

6.      Toimintamuodot

6.2. Liikuntatoiminta

6.3. Talkoo- ja sidosryhmätoiminta

6.4. Yhteistilaisuudet ja palkitsemiset

6.5. Koulutukset

7.      Viestintä

8.      Organisaatio, vastuuhenkilöt ja roolit sekä vuosikellot

8.1. Johtokunta

   8.1.1. Johtokunnan tehtävänjako

8.2. Jaostot ja muut johtokunnan alaisuudessa toimivat lajit

   8.2.1. Yleisurheilujaosto

   8.2.2. LETE-toiminta

   8.2.3. Lentopallojaosto

   8.2.4. Kuntojaosto

   8.2.5. Nyrkkeily

8.3. Rekrytointi ja perehdytys

 

 

1. Juuan Urheilijat

 

1.1. Yleiskuvaus seurasta
 

Vuonna 1967 Juukaan perustettiin urheiluseura, joka ensimmäisessä perustavassa kokouksessa nimettiin Juuan Urheilijat ry:ksi. Juuan Urheilijat ry on Juuan kunnassa näkyvästi toimiva, monipuolisia liikuntaharrastuksia kaikille tarjoava, ihmisläheinen, luotettava ja ennen kaikkea tunnettu yleisseura.
     Seurassa järjestetään harrastus- ja kilpailutoimintaa: yleisurheilua ja nyrkkeilyä kaikenikäisille, harrastelentopalloa naisille, miehille ja lapsille sekä monipuolisia ja elämyksellisiä kuntoliikuntatapahtumia kaikille halukkaille. LETE–liikuntakerhotoiminta 1-15-vuotiaille on kuitenkin seuran näkyvin toimintamuoto.
     Juuan Urheilijat ry on Juuan kunnan suurin urheiluseura. Sen käytössä on oma pikkubussi, jota vuokrataan myös ulkopuolisille. Seura tiedottaa nettisivujensa (www.juuanurheilijat.fi) sekä paikallislehden, Vaarojen Sanomien, seurapalstan kautta. Kerran vuodessa ilmestyvän seuran omassa Piikkari–lehdessä kerrotaan seuran menneen vuoden tapahtumat. Lehti on ilmestynyt vuodesta 1975 alkaen. Se on seuran tärkeä pr- ja varainhankintamuoto.

Seura on jäsenenä:

    Suomen Työväen Urheiluliitossa (TUL)
    Suomen Aikuisurheiluliitossa (SAUL)
    Suomen Urheiluliitossa (SUL)
    Suomen Nyrkkeilyliitossa (SNL)
    Pohjois-Karjalan Liikunnassa (PoKaLi)
    Pohjois-Karjalan Yleisurheilussa (PoKarY)
   

 

1.2. Toimintakäsikirjan tarkoitus
 

Juuan Urheilijat ry:n toimintakäsikirjan tarkoituksena on tuoda esille seuran toimintalinjaukset ja tavoitteet seurana, jotta niiden tiedostaminen on jokaiselle toiminnassa mukana olevalle helpompaa. 

 


2. JuuU:n visio

 

Juuan Urheilijat ry on innostava ja hyvin monipuolinen yleisseura, joka organisoi erilaisia urheilu- ja liikuntatapahtumia ja mahdollistaa erilaisten lajien tasokkaan harrastamisen Juuan kunnassa. Se on Juuan suurin urheiluseura.

 

 

3. Seuran tavoitteet ja tarkoitus

 

3.1. Seuran tavoitteet
 

Seuran tavoitteet jakautuvat kasvatuksellisiin, liikunnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin.

 

Kasvatukselliset tavoitteet:
- Seura haluaa edistää hyvää ja viihtyisää ilmapiiriä vaalimalla toisten ihmisten kunnioittamista ja huomioonottamista sekä hyviä käytöstapoja. Kaikilla on mahdollisuus osallistua seuran toimintaan riippumatta henkilön taustoista.

 

Liikunnalliset tavoitteet:
- Seura mahdollistaa omassa lajissa kehittymisen ja uusien lajien oppimisen (yksilötasolla).
- Seura antaa mahdollisuuden kehittyä huippu-urheilijaksi.
- Seuran tarkoituksena on olla lajivalikoimaltaan monipuolinen ja uusiin tarpeisiin vastaava yleisseura. Näin seura on osaltaan täyttämässä niitä aukkoja, joita Juuan liikuntaelämässä mahdollisesti (aina) on.

 

Taloudelliset tavoitteet:
- Seura toimii suunnitelmallisesti.
- Seuran toiminnan kustannukset pidetään mahdollisimman pieninä ja varojen keruu tapahtuu pääasiassa talkootyönä, mutta myös kunnan toiminta-avustuksella ja sponsoreiden tuella on iso merkitys.
- Toimintamaksut pidetään minimissä, että seurassa harrastaminen on kaikille mahdollista varallisuustaustasta riippumatta.
- Seura on toimissaan vakavarainen yhteisö.

 

 

3.2. Seuran tarkoitus

 

Seuran toiminnan tarkoitus on TUL:n seurojen mallisääntöjen 2 §:n mukaista.

Seuran tarkoituksena on:

1) edistää urheilun ja erilaisten liikuntamuotojen harrastusta sekä terveitä elämäntapoja;

2) kehittää kulttuuri- ja nuorisotyötä;

3) edistää tasa-arvoa ja kansainvälistä yhteistoimintaa; sekä

4) toimia puhtaan luonnon ja ympäristön puolesta.
 

Tarkoituksensa toteuttamiseksi seura:

1) järjestää urheilu- ja liikuntatilaisuuksia sekä kilpailuja ja muita vastaavia kulttuuritapahtumia;

2) harjoittaa kasvatus-, koulutus-, valmennus- ja neuvontatyötä; sekä

3) harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa.”
 

 

4. Eettiset linjaukset

 

Juuan Urheilijoiden toiminta tarjoaa jäsenilleen iloa ja mielihyvää sekä uusia tietoja/taitoja ja säännöllisyyttä. Seuran toiminta on päihteetöntä ja liikunnallisia elämäntapoja edistävää – kaikilla on mahdollisuus harrastaa myös kilpaurheilua ja kaikkia kannustetaan heidän taitotasoistaan riippumatta. Ohjaajilla on mahdollisuus päästä erilaisiin koulutuksiin seuran kustannuksella johtokunnan päätöksen mukaisesti.
Seura korostaa toiminnassaan ihmisläheisyyttä ja luotettavuutta.

Seura on sitoutunut Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n eettisiin suosituksiin. Lisäksi seuralla on oma kannuste- ja palkitsemisjärjestelmä, jonka mukaisesti huomioidaan ja palkitaan vuosittain seuraväkeä.

 

 

5. Talous

 

Seuran tarkoituksena ei ole voiton tai muun taloudellisen ansion hankkiminen siihen osallisille.

Seura rahoittaa toimintaansa kunnan toiminta-avustuksilla ja yrityksiltä saamillaan mainosmaksutuotoilla, jäsenmaksutuloilla sekä tekemällä talkootöitä. Jokainen harrastaja osallistuu myös itse kulujen kattamiseen. Jäsenyys on myös talkoisiin osallistumista, ja kerätyt varat käytetään lasten ja nuorten liikunnan hyväksi.

 

Jäsenmaksut (v.2016)

Alle 15 v. 8 €/vuosi

Aikuiset 14 €/vuosi

Perhejäsenmaksu 28 €/vuosi

Perhemaksulla jäseneksi pääsee koko perhe eli vanhemmat + kaikki perheen alle 18-vuotiaat lapset.

Maksettu jäsenmaksu on voimassa kalenterivuoden.

Kaikissa jäsenasioissa voi ottaa yhteyttä puhelimitse puheenjohtajaan tai sihteeriin,
tai sähköpostilla: juuan.urheilijat@pp.inet.fi.

 

 

6. Toimintamuodot

 

6.1. Liikuntatoiminta

 

Seurassa on monia toimintamuotoja eri-ikäisille.

LETE-kerho eri-ikäisille lapsille: 1 krt/vko, kesto 1h

- Pallero-LETE 1-2v.
- Perhe-LETE 3-4v.
- Leikki-LETE 5-6v.
- Sportti-LETE 7-9v.
- ATLETE 10-15v.
- Kesä-LETE


Nyrkkeily 13-v. alkaen: 3 krt/vkossa, kesto 2h/krt sekä nappulanyrkkeily 1krt/vko

Lentopallo naiset 1 krt/vko ja miehet 2-3 krt/vko, kaikille avointa kuntolentopalloa, ei sarjatoimintaa
                   nappulalentis 1 krt/vko, 6-10-vuotiaat tytöt ja pojat

Yleisurheilu 5-v. alkaen ATLETE-yleisurheilukoulu 2krt/vko kesä- ja talvikaudella. Juoksukoulu lapsille 1krt/vko keväällä.

Aikuisurheilu 30-v. alkaen. Mahdollisuus osallistua ikäluokkansa PM-, SM- ja aluemestaruuskilpailuihin.

Kuntoliikuntaa kaikille ympäri vuoden, mm. erilaisia tapahtumia ja retkiä. Järjestetään omia sekä yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa kaikille avoimia kuntoliikuntatapahtumia, patikkaretkiä sekä hiihtotapahtumia.

Seuran edustusoikeus on henkilöllä, joka on maksanut jäsenmaksunsa ja lajinsa vaatiman lisenssin.

 


6.2. Talkoo- ja sidosryhmätoiminta

 

Toimintansa rahoittamiseksi seura tekee mm. seuraavanlaisia talkoita:

joulupukkipalvelu, aurausviittojen pystytys, pihaharavointi, taimenistutus, lehden jakelu, kahvitukset ja muu buffettitoiminta, järjestyksen valvontatoiminta, arpajaiset ja tanssien järjestäminen.
Jäsenten osallistuminen talkoisiin pienelläkin panoksella on toivottavaa. Seuralla on liiton (= TUL) puolesta tapaturmavakuutus vapaaehtoistyötä tekeville.
Seuran bussia vuokrataan myös ulkopuolisten käyttöön.

Talkoiden lisäksi seura myy ilmoitustilaa seuran bussissa, Piikkari-lehdessä ja seura-asuissa.
Yrityksiltä saadaan tukea myös LETE-kilpailupalkintoihin.

Yhteistyötä tapahtumien järjestelyissä tehdään laajasti useiden eri yhteisöjen ja tahojen kanssa. Yhteistyökumppaneita on parikymmentä, esim. Juuan kunta, muut urheiluseurat ja järjestöt sekä yritykset.

 

 

6.3. Yhteistilaisuudet ja palkitsemiset

 

Yhteisiä tilaisuuksia ovat vuosittain:

Seuran sääntömääräiset kokoukset, seuraväen yhteinen pikkujoulu, eri lajien kaudenpäättäjäiset sekä talkoolaisille järjestetyt kiitostilaisuudet.

Seuran juhlavuosina (esim. JuuU 40v./Piikkari 40v.) järjestetään erillinen juhlatilaisuus ja teemanäyttely.

Seuran eri jaostojen ja lajien yhteistyötä on tarkoitus jatkossa kehittää.

Seuraväen palkitsemisten periaatteet ja toimintatavat löytyvät liitteenä olevasta palkitsemiskaaviosta.

 

 

6.4. Koulutukset

 

Pääperiaate: Seura maksaa valmentajien ja ohjaajien sekä muiden seuratoimijoiden koulutukset, mikäli koulutetut henkilöt sitoutuvat seuran toimintaan vähintään seuraavaksi kaudeksi.

Pidempikestoisista ja kalliimmista koulutuksista johtokunta päättää erikseen.

Suositus on, että jokainen ohjaaja ja valmentaja on käynyt vähintään ko. lajin perustiedot sisältävän koulutuksen. Toimihenkilöillä pitää olla yhdistystoiminnan perusteet tiedossa.

 

 

7. Viestintä

 

Seuran asioista tiedotetaan ensisijaisesti seuran nettisivujen, paperitiedotteiden ja paikallislehden, Vaarojen Sanomien, kautta, mutta paljon myös puhelimella. Seuran tulevat tapahtumat näkyvät myös Juuan kunnan tapahtumakalenterissa nettisivuilla. Maakunnallisen uutiskynnyksen ylittävistä tapahtumista uutisoidaan myös Karjalaisessa.
    Nettisivuilla näkyvät kaikki seuraan liittyvät asiat, mutta varmuuden vuoksi LETE-kerhoja koskevat tiedotteet jaetaan myös paperiversiona. Nyrkkeilyn toiminnasta tiedotetaan pääsääntöisesti omien Karelia Boxing–facebook-sivujen kautta. Kesätyöntekijä päivittää kesäaikana Juuan urheilijoiden facebook-sivuja. Paikallislehdessä Juuan Urheilijoilla on oma seurapalsta, jonne seura laittaa ilmoituksiaan.
JuuU:n kuluneen vuoden tapahtumien yhteenvetona ja seuran ”tiedotelehtenä” on kerran vuodessa ilmestyvä seuran oma lehti, Piikkari.
 

Edellisten lisäksi seuran sisäiseen viestintään kuuluvat;

Lajikohtainen: Yleisurheilun tiedotustilaisuudet lasten vanhemmille ja toimijoille järjestetään vähintään kerran vuodessa / kauden alussa.
Kilpailukohtainen: Vieraskilpailuvastaava ilmoittaa henkilökohtaisesti puhelimella

 

 

8. Organisaatio, vastuuhenkilöt ja roolit sekä vuosikellot

 

8.1. Johtokunta

 

Otteet Suomen Työväen Urheiluliitto TUL ry:n jäsenseuran mallisäännöistä:
10 §
Johtokunta

Johtokuntaan kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja 3 - 7 muuta jäsentä, jotka kaikki valitaan seuran vuosikokouksessa vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan jäsenenä ei voi olla seuran päätoiminen työntekijä.

Johtokunnan kokouksen kutsuu koolle sen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Johtokunnan kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet (1/2) johtokunnan muista jäsenistä on saapuvilla.

Johtokunnan päätökseksi tulee mielipide, jota on kannattanut vähintään puolet (1/2) äänestyksessä annetuista äänistä. Jos äänet menevät tasan, päätökseksi tulee mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. Vaaleissa tasatulos ratkaistaan kuitenkin arvalla.

11§
Johtokunnan tehtävät
 

Johtokunnan tehtävänä on hoitaa seuran asioita lain ja näiden sääntöjen sekä seuran kokouksen päätösten mukaan.
”Erityisesti johtokunnan tehtävänä on:
1) edustaa seuraa;
2) johtaa seuran toimintaa, hoitaa sen taloutta ja omaisuutta sekä valvoa seuran sääntöjen noudattamista;
3) kutsua koolle seuran kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat;
4) panna toimeen seuran kokouksen päätökset;
5) pitää luetteloa seuran jäsenistä;
6) laatia ehdotus toimintakertomukseksi, tilinpäätökseksi, toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi;
7) valita tarvittaessa jäsenet vuosikokouksen asettamiin jaostoihin; sekä
8) ottaa ja vapauttaa seuran toimihenkilöt ja palkatut työntekijät. ”

 

 

8.1.1. Johtokunnan tehtävänjako

 

Juuan Urheilijat ry:n johtokunnan tehtäväjako:

Kaikkien johtokunnan jäsenten tulee yhdessä osallistua seuraaviin tehtäviin:

  • uusien toimijoiden ja jäsenten rekrytointi
  • seurahengen luominen, yhteydenpito jäsenistöön
  • varainhankintä
  • talkootoiminta
  • elinkaariajattelu

 

Puheenjohtaja

  • johtaa seuraa  
  • tuntee seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön
  • on päävastuussa strategiasta ja toimintasuunnitelmista sekä niiden seurannasta
  • kutsuu johtokunnan koolle ja laatii esityslistat yhdessä sihteerin kanssa
  • valmistelee ja hakee hankehakemukset/rahoitukset
  • laatii johtokunnan toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä sihteerin ja taloudenhoitajan kanssa
  • laatii johtokunnan toimintakertomukset yhdessä sihteerin kanssa
  • tekee yhteistyö/sponsorisopimukset yhdessä varapuheenjohtajan kanssa
  • pitää yhteyttä liittoon, alueorganisaatioihin, kuntaan, yrityksiin, yhteisöihin, sidosryhmiin ja tiedotusvälineisiin sekä omaan jäsenistöön yhdessä varapuheenjohtajan ja sihteerin kanssa
  • tekee työsopimukset yms.
  • on vastuussa seuratoimijoiden koulutuksesta
  • hoitaa seuran pr-toiminnan
  • on näkyvä seuran edustaja

 

Varapuheenjohtaja

  • tuntee seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön
  • puheenjohtajan ollessa estyneenä hoitaa tämän tehtävät
  • tekee yhteistyö/sponsorisopimukset yhdessä seuran puheenjohtajan kanssa
  • pitää yhteyttä kuntaan, yrityksiin, yhteisöihin ja sidosryhmiin sekä omaan jäsenistöön yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
  • koordinoi seuran markkinointia (suunnittelee, toteuttaa ja seuraa) koko seuran tiedottajan kanssa

 

Sihteeri

  • tuntee seuratoimintaan liittyvän lainsäädännön
  • laatii kokousten esityslistat yhdessä puheenjohtajan kanssa
  • varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
  • lähettää kokouskutsut johtokunnan jäsenille
  • kokoaa yhteen johtokunnan jäseniltä tulleet ehdotukset johtokunnan kokouksiin
  • valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
  • laatii johtokunnan toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä puheenjohtajan ja taloudenhoitajan kanssa
  • laatii johtokunnan toimintakertomukset yhdessä puheenjohtajan kanssa
  • kokoaa yhteen koko seuran toimintasuunnitelmat ja talousarvion
  • kokoaa yhteen koko seuran toimintakertomukset
  • laatii toiminta-avustusten, verohuojennushakemuksen ja ym. rahoitusten hakemukset yhdessä taloudenhoitajan kanssa
  • laatii vuosiselvitykset ja tilastot yhdessä puheenjohtajan kanssa
  • laatii seuralta pyydetyt lausunnot yms. johtokunnan kanssa ja kirjoittaa ne puhtaaksi
  • pitää yhteyttä kouluihin

 

Taloudenhoitaja

  • maksaa seuran laskut ja palkat sekä tiliöi
  • laskuttaa seuran maksusaatavat (jäsenmaksut, talkootuotot, mainostuotot, Piikkarituotot jne.)
  • huolehtii tarvittaessa karhulaskuista
  • seuraa tiliotteita, hoitaa käteiskassoja, vie rahat pankkiin
  • laatii talousarvion yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
  • seuraa talousarvion toteumat ja hankkii tarvittavat yhteenvedot tilitoimistosta sekä tiedottaa johtokunnalle niistä

 


Jäsenasioiden hoitaja

  • ylläpitää jäsenrekisteriä
  • seuraa jäsenmaksuja ja laskuttaa ne yhdessä taloudenhoitajan kanssa
  • laatii ja postittaa/jakaa jäsenkirjeet
  • ylläpitää talkoolais- ja seuratoimijarekisteriä
  • valmistelee ansiomerkkien haun johtokunnan kanssa ja hakee ne yhdessä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa
  • huolehtii, että seuran muistamiset ja palkitsemiset tulee hoidettua ajallaan


Arkistonhoitaja

  • tallentaa seuran kaiken arkistoitavan materiaalin
  • järjestelee/käy läpi jo olemassa olevan aineiston
  • ylläpitää koko seuran kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)


Tiedottaja

  • rakentaa ja ylläpitää tiedotussuunnitelmaa
  • koordinoi tiedottamisen
  • pitää sisäisen ja ulkoisen tiedotuksen ajan tasalla; on tietoinen mitä seurassa tapahtuu ja tiedottaa hyvissä ajoin (nettisivut, paikallislehti, paperi-ilmoitukset kaupan seinille, tekstiviestit...)
  • ylläpitää ja kehittää seuran nettisivuja (poistaa vanhat uutiset, arkistoi juttuja, huolehtii kalenterimerkinnöistä ja kuvien laittamisesta kuvagallerioihin, tiedottaa tulevista tapahtumista/kisoista/talkoista ja kirjoittaa niistä jutut jne.)
  • pyytää/huolehtii eri jaostojen tiedottajia kirjoittamaan ja lähettämään kuvia nettiin
  • suunnittelee ja toimittaa lehti-ilmoitukset lehteen hyvissä ajoin, sopii lehden toimituksen kanssa milloin ilmoitukset julkaistaa
  • hoitaa markkinoinnin yhdessä varapuheenjohtajan kanssa


Talkoovastaava

  • etsii uusia talkoita seuran varainhankinnan tueksi
  • kokoaa kulloinkin tarvittavan talkooporukan ja tiedottaa talkoista
  • laatii talkoille vuosisuunnitelman (olemassa olevien ja uusien talkoiden yhteensovittaminen ajallisesti)
  • on tietoinen minkälaisia talkoita on ollut ja mitä talkoita on tulossa (mitä, missä, milloin, miten on järjestetty ja keitä on ollut mukana)


Piikkarivastaava

  • suunnittelee ja vastaa lehden sisällöstä sekä organisoi käytännön työt kulloinkin valitun  lehtitoimikunnan kanssa
  • vastaa ilmoitushankinnan toteutuksesta johtokunnan linjauksen/päätöksen mukaisesti
  • huolehtii lehden taitosta ja sopii ilmoitus-, taitto-, paino- ja jakeluaikataulut
  • organisoi jakelun ja postituksen (miten ja milloin jaetaan, kuka jakaa)
  • hoitaa laskutustiedot lehteen tulevista ilmoituksista ja antaa laskut taloudenhoitajalle
  • laatii yhteenvedon tuloista ja kuluista johtokunnalle

Bussivastaava

  • huolehtii, että bussi on käyttökunnossa: käyttää huollossa, vaihtaa/vaihdattaa renkaat, tankkaa tankin
  • huolehtii bussin lähtövalmiudesta myös talvisin (lämmitys, lumenluonti…)
  • vastaa bussin siisteydestä sekä sisältä että ulkoa
  • hoitaa bussivaraukset; seuran oma käyttö ja ulkopuoliset varaukset
  • huolehtii laskutustiedot taloudenhoitajalle
  • huolehtii tarvittaessa uudet mainostarrat  


Juhlavastaava

  • suunnittelee, valmistelee ja toteuttaa seuran juhlat ja erikoistapahtumat
  • pitää johtokunnan ajan tasalla juhliin liittyen yhdessä juhlatoimikunnan kanssa

Kirjanpitäjä (ulkoistettu tilitoimistolle)

  • tekee seuran kirjanpidon, tilinpäätökset, palkanlaskennat ja veroilmoitukset

 

VUOSIKELLO / Koko seura

 

Tammikuu
- tilit (tilitoimistoon kaikki kuitit)
- jaostojen toimintakertomukset sihteerille
- talkoiden vuosisuunnitelma
- sponsorit/yhteistyösopimukset
- juhlasuunnitelma juhlavuosina
- palkitsemiset ja muistamiset (merkkivuosia täyttävät)
- jäsenmaksujen tekeminen
- Piikkarisaamisten tarkistus / karhulaskut

Helmikuu
- jäsenmaksujen jakelu
- tilinpäätös valmiina johtokunnan kokoukseen (tilitoimisto)

Maaliskuu
- kunnan avustusten hakeminen
         - edellisen vuoden avustuksesta käyttöselvitys
- vuosikokous
          - tilinpäätös       
          - johtokunnan ja kaikkien jaostojen toimintakertomukset
- veroilmoitus (tilitoimisto)
         - toimintakertomukset, toimintasuunnitelmat, talousarviot, yhdistysrekisteriote,         
            toiminnantarkastajien lausunto

Huhtikuu
- tanssit ja arpajaiset
- verohuojennushakemus

Toukokuu
- 14.5. pullonpalautustonkan tyhjennys ja pullonpalautus välitilitys 14.6. mennessä
- LETE-kauden päättäjäiset

Kesäkuu

 

Heinäkuu

 

Elokuu
- salivuorojen hakeminen
- Piikkariin tulevien aineistojen suunnittelu & hankkiminen

Syyskuu
- Piikkarin aikataulun sopiminen; taitto, paino, jakelu
- ansiomerkkien hakeminen OKL ja TUL (ennen seuraavaa juhlavuotta)
- aurausviittojen pystytystalkoot

Lokakuu
- Piikkarin tekeminen
- Piikkari-ilmoitusten hankinta
- jaostojen toimintasuunnitelmat ja talousarviot valmiina & lähetetty sihteerille
- joulupukkien metsästys joulupukkipalveluun

Marraskuu
- syyskokous
        - henkilövalinnat
        - talousarviot ja toimintasuunnitelmat
- tanssit ja arpajaiset
- Piikkari ilmestyy
- joulupukkipalvelun mainostaminen ja varausten vastaanottaminen, varusteiden tarkistus ja hankkiminen
- Piikkari-ilmoitusten laskutus
- mainossopimus OP kanssa
- vuoden JuuUlaisesta päättäminen

Joulukuu
- joulupukkipalvelu
        - varmistus: pukit ja kuljettajat  
        - joulupukkipalaveri aaton aattona
        - varusteiden huolto
- Joulu-LETE (koko seuran päätösjuhla)
        - vuoden JuuUlaisen julkistaminen
- jäsenrekisterin tarkistus
- henkilö- ja osoitemuutostiedot patentti- ja rekisterihallitukseen ym. tahoille
- bussihuolto

 

 

8.2. Jaostot ja muut johtokunnan alaisuudessa toimivat lajit

 

"Jaostojen tehtävänä on huolehtia oman lajinsa tai toimintasektorinsa toiminnasta seuran toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä johtokunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Jaosto voi päättää oman lajinsa tai toimintasektorinsa taloudellisista asioista vahvistetun talousarvion ja johtokunnan hyväksymän taloudenhoidon ohjesäännön puitteissa. Jaosto ei kuitenkaan voi tehdä seuraa sitovia oikeustoimia, sopimuksia tai muita sitoumuksia." (TUL:n seuran mallisäännöt)

Juuan Urheilijoilla on kolme jaostoa:

- yleisurheilujaosto
- lentopallojaosto
- kuntojaosto

Johtokunnan alaisena toimintona toimii nyrkkeily.

Jokaisen jaoston/lajin tulee huolehtia oman lajinsa harjoituksista, harjoituspaikoista ja ajankohdista sekä tarvittavien varusteiden hankinnasta. Lisäksi jaostojen tulee varmistaa, että kyseistä lajia harrastavilla on riittävästi osaavia valmentajia.
Jaoston pitää itse tiedottaa lajinsa tapahtumista sekä järjestää vieraskilpailuihin osallistumiset ja niihin kuljetukset.
 

 

8.2.1. Yleisurheilujaosto

 

Juuan Urheilijat ry:n yleisurheilujaoston tehtäväjako

Yleisurheilujaoston puheenjohtaja:

  • toimii kaikkien yu-jaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimiehenä
  • osaa seuratoiminnan pakolliset lakisääteiset asiat (kokouksissa)
  • kutsuu koolle ja johtaa jaoston kokoukset
  • vastaa jaoston hankkeiden hyväksynnästä ja niiden budjetoinnista
  • rytmittää jaoston toiminnat (vuosikello)
  • suunnittelee kauden valmentajan/kilpailuvastaavien kanssa (kilpailukalenteri, sali- ja kenttävuorojen haku  ja näiden tietojen toimittaminen seuran sihteerille)
  • hankkii/kutsuu ”vierailevia tähtiä” harjoituksiin ja tapahtumiin yhdessä valmennusvastaavan kanssa
  • tiedottaa pääseuralle mahdollisista uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
  • hoitaa kaudenpäättäjäiset yhdessä jaostolaisten kanssa (päättävät yhdessä ajan, paikan, palkitsemiset, tarjottavat sekä muun toiminnan) ja sopii jaoston tiedottajan kanssa ilmoituksesta ja jutun teosta sekä valokuvaamisesta
  • huolehtii palkitsemiset ja muistamiset palkitsemiskaavion mukaan
  • hoitaa ulkoiset suhteet jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)
  • hankkii yhteistyökumppaneita ja hoitaa/ylläpitää suhdetoimintaa yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
  • hoitaa mahdolliset erimielisyydet ja riidat jaostossa puolueettomasti
  • hoitaa pr-toiminnan
  • on näkyvä seuran edustaja

 

Sihteeri

  • laatii kokousten esityslistat yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
  • varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
  • lähettää kokouskutsut jaoston jäsenille
  • kokoaa jäsenistöltä tulleet ehdotukset jaoston  kokouksiin
  • valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
  • laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
  • laatii jaoston toimintakertomuksen yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
  • hankkii sponsorit kisoihin
  • huolehtii kilpailukalenteriin omien kisojen tiedot
  • vastaanottaa ennakkoilmoittautumiset kilpailuihin
  • kokoaa tilastot yhdessä puheenjohtajan kanssa

 

Tiedottaja

  • välittää jaoston postit ja sähköpostit (tulevat/lähtevät) oikeille henkilöille jaostossa
  • tekee lehti-ilmoitukset ja julisteilmoitukset sovittuihin paikkoihin ajoissa yleisurheilutapahtumista/kisoista yms.
  • ylläpitää seuran nettisivuja ja facebook-sivuja yleisurheilun osalta
  • huolehtii  jaoston kilpailutoiminnan tulokset tilastopajaan, nettiin ja sovituille medioille
  • ottaa kuvia jaoston toiminnasta ja yleisurheilutapahtumista/kisoista, kirjaa valokuvissa olevien nimet muistiin sekä kirjoittaa em. jutut seuran nettisivuille, Piikkariin ja muihin lehtiin
  •  ylläpitää kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)
  • suunnittelee ja järjestää mahdolliset tiedotustilaisuudet pääseuran ja jaoston puheenjohtajien kanssa

 

Buffettivastaava

  • huolehtii kioskille sopivan paikan sekä hoitaa sen ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana (pöydät, tuolit, roskikset, katokset, myynti yms.)
  • tilaa/tekee myytävät tuotteet sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa sekä varastoi ne
  • huolehtii buffettiin työntekijät, jos ei itse pääse paikalle
  • hoitaa käteiskassan ja tiliöi kirjallisesti tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle (vaihtorahat jne.)
  • pitää yllä vuosittaista rekisteriä em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

 

Välinevastaava

  • huolehtii, että kisoissa ovat kaikki tarvittavat välineet (yhdessä kilpailuvastaavan kanssa)
  • huolehtii, että välineet ovat kunnossa, puhtaita ja paikallaan sovitussa varastossa
  • pitää kirjaa välinevarastosta lainatuista tavaroista ja valmentajien välittämistä uusista välinetarpeista
  • huolehtii korjauskelpoiset välineet korjattaviksi ja pitää kirjaa korjauskustannuksista sovitun budjetin raameissa

 

Aikuisurheiluvastaava

  • ideoi, järjestelee ja valmistelee seuran omat aikuisurheilun hankkeet/tapahtumat
  • ylläpitää aikuisurheilijarekisteriä seurassa sekä päivittää tiedot liittoon
  • huolehtii aikuisurheilun toiminnasta tiedottamisen eri medioihin
  • ilmoittaa aikuisurheilijat kilpailuihin, tiedottaa mahdolliset maksut pääseuran taloudenhoitajalle, hoitaa kilpailukuljetukset sekä mahdollisen majoituksen
  • rekrytoi aikuisurheilijoita
  • toimii sparrarina (tukena, kannustajana) muille aikuisurheilijoille
  • tuo valmennus- ja koulutustietoa seuraan aikuisurheiluprojekteista
  • organisoi KKI-projekteja yms. oman seuran sisällä
  • tekee yhteistyötä kuntojaoston kanssa

 

Kotikilpailuvastaava

  • huolehtii kaikkien (LETE-kisat, Hippokisat, seuraottelut, hallikisat) kotikisojen käytännön järjestelyt, joihin kuuluu:
    - ennen kisoja: ilmoitus kisoista lehteen omalle seurapalstalle, palkintojen ja palkintojen jakajien sekä toimitsijoiden hankkiminen, buffettihenkilöstön hankkiminen (jos tarvetta), palkintokorokkeet palkintojenjakopaikalle, pöytäkirjojen esitäyttö ja ennakkoilmoittautuneiden kirjaaminen valmiiksi, kuulutuslaitteiden, ajanottokellojen ja ensiapuvälineiden tuominen kisapaikalle, tuulimittarin toimivuuden tarkistaminen, ilmoittautumisten vastaanoton järjestäminen (pöytäkirjat, kilpailunumerot, lajit ja toimitsijaluettelot sekä aikataulut näkyville, kopiointilaitteet pöytäkirjoja varten), kisojen aikataulutusten laatiminen kilpailunjohtajan kanssa, toimitsijavälineiden (liivit, lajikortit, kynät) ja lähettäjän välineiden huolehtiminen paikanpäälle sekä sektoreiden merkkaaminen
    - kisojen aikana: toimitsijoiden ja osallistujien auttaminen/neuvonta tarvittaessa
    - kisojen jälkeen: välineiden ja kaikkien varusteiden paikoilleen huolehtiminen, tulosten kirjaaminen ja toimitsijoiden kiittäminen
  • pitää huolta siitä, että hänet (tai varahenkilö) löydetään sovitusta paikasta koko tapahtuman ajan mikäli tulee kysyttävää tapahtumasta ja sen etenemisestä
  • toivottaa ulkopaikkakuntalaiset tervetulleiksi tapahtumaan ja jakaa mahdolliset viime hetken infot ja aikataulumuutokset
  • huolehtii yhdessä tiedottajan kanssa (kausi/yksittäinen kilpailu) tulokset ja jutut kuvineen mediaan
  • kerää kisan kaikki tulokset ja buffetin myynnin yms. yhteen kirjaan arkistointia varten
     

Vieraskilpailuvastaava

  • hoitaa tulevan kesän suunnitelmat ajoissa keväällä valmiiksi (mihin kilpailuihin osallistutaan jne.) sekä järjestää yhteispalaverin jaoston, valmentajien, kilpailijoiden ja heidän vanhempiensa kanssa asiasta
  • hoitaa ilmoittautumiset järjestävään seuraan (nimi, sarja, lajit jne.)
  • hoitaa kilpailunjärjestäjän tiedotteet ja ilmoitukset jokaiselle kisaan osallistuvalle omassa seurassa reilusti ennen matkalle lähtöä
  • hoitaa kuljetukset ja mahdolliset majoitukset sekä reittisuunnitelman ja aikataulutuksen
  • hankkii huoltajia mukaan kisaan
  • selvittää reissun aikataulut kilpailijoille (kilpailijat tietävät missä ja mihin aikaan pitää olla) sekä toimii koko porukan yhteyshenkilönä kilpailupaikalla
  • vastaa tarvittaessa käyttäytymiskurinpitotoimista oman seuran osalta vierailun ja matkan aikana
  • hoitaa lisenssi- ja vakuutusasioiden infon joka vuosi
  • hoitaa maksutiedot pääseuran taloudenhoitajalle
  • toimii yhteistyössä valmentajien ja lasten vanhempien kanssa

 

Valmennusvastaava

  • pitää huolta siitä, että kaikilla jaostossa toimivilla valmentajilla ja ohjaajilla on tieto seurassa sovituista eettisistä ja toiminnallisista linjauksista, ja että harjoitukset toimivat linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset ja seuran tavoitteet/tarkoitus)
  • vastaa siitä, että kussakin jaoston harjoitusryhmässä on asiat hallitseva valmentaja/ohjaaja
  • kehittää harjoitusolosuhteita
  • hankkii / kutsuu ”vierailevia tähtiä” harjoituksiin ja tapahtumiin yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
  • suunnittelee valmentaja- ja ohjauskoulutuksia
  • tiedottaa koulutuksista ja ilmoittaa valmentajat/ohjaajat tarvittaviin koulutuksiin sovitun budjetin mukaisesti. Tai tilaa koulutukset paikkakunnalle ja hoitaa valmiiksi ulkopuolisen kouluttajan tarvitsemat tilat, mahd. majoituksen, informoinnin jne.
  • toimii yhteistyössä johtokunnan kanssa

 

Lajivalmentajat / Ohjaajat

  • tekee harjoitusten vuosisuunnitelman raamit ja kuinka niiden puitteissa edetään oman lajin eri ikä- ja tasoryhmissä (tiimit eri-ikäisille)
  • laatii harjoitukselliset tavoitteet
  • suunnittelee ja ohjaa harjoitukset
  • osaa antaa ensiapua
  • toimii esimerkillisesti ja ylläpitää järjestystä harjoituksissa
  • kerää tiedot lajin harrastajista ja hoitaa ne koko seuran jäsenasioiden hoitajalle laskutusta varten
  • huolehtii omien lajitietojensa  päivittämisestä ja omasta kouluttautumisesta
  • etsii "uusia kykyjä"
  • toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

 

VUOSIKELLO / YLEISURHEILU JA LETE

 

Tammikuu
- jaoston kokoontuminen
          - menneen vuoden toimintakertomuksen tekeminen
          - tilastojen kokoaminen
          - tulevan kesän kisojen lajien suunnittelu yms.
- LETE-kerhot alkaa salilla (joulutauon jälkeen)
- hallikisat
- uusien seura-asujen mallien etsimisen, sponsorien hankkiminen jne.

Helmikuu
- LETE-kerhot

Maaliskuu
- LETE-hiihdot yhdessä kuntojaoston ja Jänteen kanssa
- Hippohiihdot yhdessä pankin, kuntojaoston ja Jänteen kanssa
- LETE-kerhot
- koko seuran vuosikokous
- jaoston kokoontuminen
         - valmentajien ja ohjaajien varmistus (kesäksi)
         - kerhojen/vuorojen/harjoitusten/kisojen suunnittelu
         - yu-välineiden kunnon tarkastus ja uusien välineiden hankkiminen
         - kesän kisojen haku

Huhtikuu
- LETE-hallikisat
- LETE-kerhot
- ATLETE-kenttävuorojen hakeminen

Toukokuu
- LETE-kevätpäättäjäiset; LETE-kerhot jää tauolle, ATLETE jatkuu ulkona
        - ohjaajien ja lasten muistaminen (kts. palkitsemiskaavio)
- LETE-salivälineiden kunnon tarkastus ja uusien hankkiminen
- vieraskilpailuja
- jaoston, valmentajien, urheilijoiden ja heidän vanhempien suunnittelupalaveri vieraskilpailuista

Kesäkuu
- Vieraskilpailuja
- Kotikisat (LETE-luokittelut I ja II)

Heinäkuu
- Vieraskilpailuja
- Kotikisat (LETE-luokittelut III)
- LETE-ohjaajien rekrytointi ja varmistus
- salivuorot LETE-kerhoille ja ATLETElle

Elokuu
- Hippo-kisat yhdessä pankin kanssa
- LETE-ohjaajien tapaaminen, LETE-kortit ja LETE-suunnitelmat

Syyskuu
- seuraottelu JuuU ja PolVa
- jaoston kokoontuminen
         - yu-kauden päättäjäisten suunnittelu (tilavaraukset, tarjottavat yms.)
         - palkittavista päättäminen, palkintojen tilaaminen jne.
- yu-kauden päättäjäiset
- LETE-kerhot alkaa, ATLETE siirtyy sisälle

Lokakuu
- LETE-kerhot
- tulevan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio valmiiksi & lähetetty sihteerille
- syyskokousta varten uusien jaostolaisten rekrytointi

Marraskuu
- LETE-kerhot
- koko seuran syyskokous

Joulukuu
- JouluLETE (koko seuran päättäjäisjuhla)
- JuuU:n nettisivujen päivitys yu-jaoston osalta; vanhat pois/arkistoon ja uudet tilalle seuraavaa vuotta varten
- tilastojen koonti

 

 

8.2.2. LETE-toiminta

 

Juuan Urheilijat ry:n LETE-toiminnan tehtäväjako

 

LETE-vastaava:

  • rekrytoi ohjaajia, apuohjaajia ja avustajia
  • ohjeistaa ohjaajia
  • varaa salivuorot LETE-kerhoja varten
  • tekee LETE-kortit yhdessä LETE-ohjaajien kanssa (ns. talkootyönä) ennen kerhokauden alkua
  • laatii tiedotteita yhdessä ohjaajien kanssa ja huolehtii niiden jakelusta
  • ylläpitää yhteyksiä vanhempiin, kouluun ja oppilasohjaajiin
  • antaa tarvittaessa LETE-koulutusta
  • huolehtii ohjaajien ja lasten muistamiset kauden päättyessä (palkitsemiskaavion mukaisesti)
  • kerää tiedot kerhojen osallistujista ja hoitaa ne koko seuran jäsenasioiden hoitajalle laskutusta varten
  • hankkii uusia välineitä
  • tekee yhteistyötä kuntojaoston kanssa (tapahtumat) ja yu-jaoston kanssa (kisat)
  • toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

 

Ohjaaja:

  • tekee LETE-kortit yhdessä LETE-vastaavan kanssa (ns. talkootyönä) ennen kerhokauden alkua
  • suunnittelee ja ohjaa oman kerhon kerhokerrat
  • varaa tarvittavat välineet sekä varmistaa niiden kunnon ja turvallisuuden
  • ylläpitää järjestystä
  • ohjeistaa apuohjaajia
  • on tukena apua tarvitseville lapsille ja osaa antaa ensiapua
  • toimii esimerkkinä, näyttää havainnollisesti
  • kerää omien kerholaisten tiedot, ylläpitää osallistujaluetteloa ja välittää ne LETE-vastaavalle
  • laatii tiedotteita yhdessä LETE-vastaavan kanssa ja huolehtii niiden jakelun omille kerholaisille
  • toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

 

Apuohjaaja:

  • huolehtii välineet esille ja vie ne pois omille paikoilleen
  • auttaa ohjaajaa ohjelman läpiviennissä
  • on tukena apua tarvitseville lapsille ja osaa antaa ensiapua
  • toimii esimerkkinä, näyttää havainnollisesti
  • katsoo kerhon loputtua, että kenenkään tavaroita ei ole jäänyt saliin/pukukoppiin (jos joltakin on jäänyt, laittaa talteen sovittuun paikkaan ja kyselee seuraavalla kerralla tavaran omistajaa)
  • toimii seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset, Seuran tavoitteet & tarkoitus)

 

Avustaja:

  • auttaa järjestyksen ja turvallisuuden ylläpidossa
  • opastaa ja auttaa lapsia tehtävien suorittamisessa

 

Lasten vanhemmat:

  • tuovat lapsensa ajoissa kerhoon sekä tulevat hakemaan lapsensa ajoissa
  • huolehtivat, että lapsella on tarvittavat välineet mukanaan: urheiluvaatteet, juomapullo, kerhokortti, hiuspompulat jne.
  • tiedottavat ohjaajalle lapsensa mahdollisesta lääkityksestä yms.
  • avustavat ohjaajia tarvittaessa
  •  osallistuvat tarvittaessa/halutessaan tapahtumien järjestelyihin ja seuran varainhankintaan
  • huolehtivat lapsensa kerho- ja salimaksuista

 

 

8.2.3. Lentopallojaosto

 

Juuan Urheilijat ry:n lentopallojaoston tehtäväjako
 

Lentopallojaoston puheenjohtaja:

  • toimii kaikkien lentopallojaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimiehenä
  • osaa seuratoiminnan pakolliset lakisääteiset asiat kokouksissa
  • kutsuu koolle ja johtaa jaoston kokoukset
  • vastaa jaoston hankkeiden hyväksynnästä ja niiden budjetoinnista
  • rytmittää jaoston toiminnat (vuosikello)
  • suunnittelee kauden jaostolaisten kanssa (salivuorojen haku, turnausajankohdat ja niihin salivaraukset; näistä tieto seuran sihteerille)
  • hankkii/kutsuu "vierailevia tähtiä" harjoituksiin ja turnauksiin yhdessä ohjaajien kanssa
  • tiedottaa pääseuralle mahdollisista uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
  • hoitaa kaudenpäättäjäiset yhdessä jaostolaisten kanssa (päättävät yhdessä ajan, paikan, palkitsemiset, tarjottavat sekä muun toiminnan) ja sopii jaoston tiedottajan kanssa ilmoituksesta ja jutun teosta sekä valokuvaamisesta
  • huolehtii palkitsemiset ja muistamiset palkitsemiskaavion mukaan
  • hoitaa ulkoiset suhteet jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)
  • hankkii yhteistyökumppaneita ja hoitaa/ylläpitää suhdetoimintaa yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
  • hoitaa mahdolliset erimielisyydet ja riidat jaostossa puolueettomasti
  • hoitaa PR-toiminnan
  • on näkyvä seuran edustaja

 

Sihteeri

  • laatii kokousten esityslistat yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
  • varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
  • lähettää kokouskutsut jaoston jäsenille
  • kokoaa jäsenistöltä tulleet ehdotukset jaoston  kokouksiin
  • valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
  • laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
  • laatii toimintakertomuksen jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
  • kokoaa tilastot yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
  • huolehtii harjoitusten ja turnausten tiedottamisesta eri medioihin sekä päivittää seuran nettisivuja lentopallon osalta; valokuvat ja jutut menneistä tapahtumista, ilmoitukset tulevista tapahtumista jne.
  • ylläpitää kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)

 

Turnausvastaava

  • tekee salivaraukset turnauksiin, laatii otteluohjelmat, hoitaa toimitsijat paikalle
  • hankkii palkinnot ja mahdolliset sponsorit turnauksiin
  • ilmoittaa buffettivastaavalle tapahtumasta
  • huolehtii kutsut muille seuroille/osallistujille
  • huolehtii, että turnauksissa on KAIKKI tarvittavat välineet
  • huolehtii turnausten tulokset ja lehtijutut paikallislehteen ja seuran nettisivuille sekä joukkueille

 

Buffettivastaava

  • huolehtii kioskille sopivan paikan sekä hoitaa sen ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana (pöydät, tuolit, roskikset, katokset, myynti yms.)
  •  tilaa/tekee myytävät tuotteet sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa sekä varastoi ne
  • huolehtii buffettiin työntekijät, jos ei itse pääse paikalle
  • hoitaa käteiskassan ja tiedot tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle (vaihtorahat ym.)
  • pitää kirjaa em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä

 

Harrastevastaava

  • vastaa salivuorovarauksista yhdessä puheenjohtajan kanssa
  • huolehtii lentopallon harrastetoiminnasta tiedottamisen eri medioille
  • järjestää junioritoiminnan puitteet (ohjaajien rekrytointi, salivuorojen varaus)
  • huolehtii, että harjoituksissa on KAIKKI tarvittavat välineet
  • huolehtii, että välineet ovat kunnossa, puhtaita ja paikallaan sovitussa varastossa
  •  pitää kirjaa välinevarastossa olevista tavaroista ja havaituista uusista välinetarpeista
  • tiedottaa kuntaan salilla olevista välinepuutteista (verkot, antennit, tolpat jne.)
  • hoitaa kouluyhteistyötä

 

Ohjaajat

  • tekevät harjoitusten vuosisuunnitelman raamit ja kuinka niiden puitteissa edetään eri ikä- ja tasoryhmissä
  • laativat harjoitukselliset tavoitteet
  • suunnittelevat ja ohjaavat harjoitukset
  • osaavat antaa ensiapua
  • toimivat esimerkillisesti ja ylläpitävät järjestystä harjoituksissa
  • keräävät tiedot harjoituksissa kävijöistä ja hoitavat listat harrastevastaavalle
  • huolehtivat omien lajitaitojensa päivittämisestä ja omasta kouluttautumisesta
  • toimivat seuran eettisten ja toiminnallisten linjausten mukaisesti (kts. Seuran eettiset linjaukset ja tavoitteet & tarkoitus)

 

VUOSIKELLO / LENTOPALLO

 

Tammikuu
- loppiaisturnaus
- menneen vuoden toimintakertomus sihteerille
- puulaakipelien suunnittelu & ilmoitukset

Helmikuu
- puulaakipelit

Maaliskuu

Huhtikuu

Toukokuu
- kaudenpäätöspelit, kun salivuorot loppuvat
- Ellinpäivän lentopalloturnauksen kutsut

Kesäkuu

Heinäkuu
- Ellinpäivän lentopalloturnaus
- salivuorovaraukset

Elokuu

Syyskuu
- salivuorot käynnistyvät

Lokakuu
- toimintasuunnitelma ja talousarvio tulevalle vuodelle valmiina & lähetetty sihteerille
- pikkujoulupelien suunnittelu ja ilmoitukset

Marraskuu
- loppiaisturnauksen kutsut
- pikkujoulupelit
- koko seuran syyskokous

Joulukuu
- välineiden kunnon tarkistus ja uusien hankinta
- JuuU:n nettisivujen päivitys (ns. joulusiivous) lentopallojaoston osalta; vanhat pois/arkistoon ja uudet tilalle tulevaa vuotta varten

 

 

8.2.4. Kuntojaosto

 

Juuan Urheilijat ry:n kuntojaoston tehtäväjako

Kuntojaoston puheenjohtaja:

  • toimii kaikkien kuntojaostolaisten ja jaoston alaisten toimintojen esimiehenä
  • osaa seuratoiminnan pakolliset lakisääteiset asiat (kokouksissa)
  • kutsuu koolle ja johtaa jaoston kokoukset
  • vastaa jaoston hankkeiden hyväksynnästä ja niiden budjetoinnista
  • rytmittää jaoston toiminnat (vuosikello)
  • suunnittelee kauden tapahtumat jaostolaisten kanssa
  • tiedottaa pääseuralle mahdollisista uusista toiminnoista ja niihin tarvittavista ulkopuolisista rahoitusväylistä, joita uusi toiminta tuekseen tarvitsee
  • hoitaa kaudenpäättäjäiset yhdessä jaostolaisten kanssa (päättävät yhdessä ajan, paikan, palkitsemiset, tarjottavat sekä muun toiminnan) ja sopii jaoston tiedottajan kanssa ilmoituksesta ja jutun teosta sekä valokuvaamisesta
  • huolehtii palkitsemiset ja muistamiset palkitsemiskaavion mukaisesti
  • hoitaa ulkoiset suhteet jaoston osalta (kunta, kumppanit, lajiliitto, piiri, muut seurat)
  • hankkii yhteistyökumppaneita ja hoitaa/ylläpitää suhdetoimintaa yhdessä pääseuran puheenjohtajan kanssa
  • hoitaa mahdolliset erimielisyydet ja riidat jaostossa puolueettomasti
  • hoitaa pr-toiminnan
  • on näkyvä seuran edustaja

 

Sihteeri

  • laatii kokousten esityslistat yhdessä jaoston puheenjohtajan kanssa
  • varaa kokoustilat sekä huolehtii mahdollisesta tarjoilusta ja materiaaleista
  • lähettää kokouskutsut jaoston jäsenille
  • kokoaa jäsenistöltä tulleet ehdotukset jaoston  kokouksiin
  • valmistelee ja kirjoittaa kokousten pöytäkirjat sekä huolehtii niiden säilyttämisestä
  • laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
  • laatii toimintakertomuksen yhdessä jaoston kanssa ja kirjoittaa sen puhtaaksi
  • huolehtii palkinnot kuntotapahtumien/kuntosuoritusten arvontoihin ja hoitaa arvonnan yhdessä jaoston kanssa

 

Buffetti- ja välinevastaava

  • huolehtii kioskille sopivan paikan sekä hoitaa sen ennen, jälkeen ja tapahtuman aikana (pöydät, grillit, katokset, kaasut, muurikat, keittimet, kassat jne.jne.jne.)
  • tilaa/tekee/ostaa myytävät tuotteet sovittujen sääntöjen ja budjetin sallimissa rajoissa sekä varastoi ne
  • huolehtii buffettiin työntekijät, jos ei itse pääse paikalle
  • hoitaa käteiskassan ja tiedot tuotoista tapahtumien jälkeen seuran taloudenhoitajalle (vaihtorahat ym.
  • pitää kirjaa em. tapahtumista ja niissä tehdystä myynnistä
  • pitää huolen välineiden/kaluston kunnosta ja puhdistuksesta sekä täydentämisestä (kaasupullot)
  • hankkii uusia välineitä

 

Ideanikkari / Tapahtumavastaava

  • kehittää ja ideoi uusia toimintamuotoja/tapahtumia
  • tutustuu uusiin lajeihin ja infoaa niistä muille jaostolaisille
  • etsii/hankkii uusia yhteistyötahoja ja muotoja ja sopii niiden kanssa yhteistyöstä
  • hoitaa paikkavaraukset, aikataulutukset ja toimitsijat
  • hoitaa mahdolliset tarjottavat ja palkinnot tapahtumiin (etsii ja ostaa, hoitaa palkintojen jaon)
  • hankkii järjestysmiehet tapahtumiin, joissa niitä tarvitaan

 

Retki- ja kuntoliikuntavastaava

  • suunnittelee retket ja kuntoliikuntatapahtumia jne. yhdessä kuntojaoston kanssa
  • tutustuu etukäteen kohteisiin ja pyrkii etsimään elämyksiä
  • hoitaa varaukset (esim. yöpyminen, tiedotus...)
  • tekee turvallisuussuunnitelmat
  • hoitaa omakustannuslaskennat ja budjetoinnin
  • osaa antaa ensiapua (omistaa EA-kortin)
  • ottaa huomioon osallistujien kunnon
  • ylläpitää iloista ilmapiiriä sekä vaalii toisten auttamista ja tasapuolista kohtelua

 

Tiedottaja

  • tekee lehti- ja julisteilmoitukset ajoissa kuntoliikuntatapahtumista sovittuihin lehtiin ja paikkoihin
  • ylläpitää seuran netti- ja facebook-sivuja kuntojaoston osalta
  • ottaa kuvia jaoston toiminnasta ja kuntojaoston tapahtumista, kirjaa valokuvissa olevien nimet muistiin sekä kirjoittaa em. jutut seuran nettisivuille, Piikkariin ja muihin medioihin
  • ylläpitää kuntojaoston toimintavihkoa (tapahtumien osallistujamäärien tilastointi)
  • ylläpitää kuva- ja juttuarkistoa ottamalla lehtileikkeet talteen kirjaamalla niihin tarvittavat tiedot (pvm ja julkaisun nimi)

 

VUOSIKELLO / KUNTOJAOSTO

 

Tammikuu
- menneen vuoden toimintakertomus johtokunnan sihteerille

Helmikuu
- kuntosuoritusvihkot ladulla (Jänne hoitaa)
- ylemmäisen hiihto
- kuutamohiihto

Maaliskuu
- koko seuran vuosikokous
- kuntosuoritusvihkojen poiskerääminen

Huhtikuu
- Ruusunpäiväkävelyn suunnittelu Jukolan kanssa

Toukokuu
- kuntosuoritusvihkot lenkkeilyreiteille
- valtakunnallinen pyöräilyviikko

Kesäkuu
- viikonloppu patikointi (jossain kauempana)
- kuntosuoritusvihkojen ja kynien tarkistus

Heinäkuu
- kuntosuoritusvihkojen ja kynien tarkistus

Elokuu
- naisten laavuyö

Syyskuu
- kuntosuoritusvihkojen ja -laatikoiden poiskerääminen
- ”syksyn kuntoviikot”

Lokakuu
- vuosisuunnitelma; talousarvio ja toimintasuunnitelma valmiina ja lähetetty johtokunnan sihteerille
- kuntosuoritusvihkojen palkintojen arvonta

Marraskuu
- koko seuran syyskokous

Joulukuu
- seuraväen ja leteläisten joulu-lete
- JuuU:n nettisivujen päivitys (ns. joulusiivous) kuntojaoston osalta; vanhat pois/arkistoon ja uudet tilalle seuraavaa vuotta varten
- buffettikaluston tarkastus

 

 

8.2.5. Nyrkkeily

 

Nyrkkeilyn toimintamalli/tehtävänjako kootaan myöhemmin.

 


8.3. Rekrytointi ja perehdytys

 

Rekrytointi

-       Rekrytoinnin tavoitteena on saada uusia ihmisiä seuran toimintaan mukaan ja sitä kautta kehittää seuraa.

-       Rekrytoinnista vastaavat kaikki seuran johtokunnan ja jaostojen jäsenet.

-       Rekrytointia tehdään käytännössä koko ajan (esim. uusia toimitsijoita kisoihin, LETE-kerhoihin, tapahtumien järjestämiseen, talkoisiin).

-       Rekrytoinnissa voidaan käyttää apuna teknologiaa (nettisivut, facebook-sivut, puhelimet), mutta paras tapa on kasvokkain puhuminen. Lisäksi tärkeää on kertoa kulloinenkin tehtävän laatu, kesto ja ajankohta sekä antaa tehtävästä positiivinen kuva.

-       Tärkeintä on innostava asenne ja myönteinen lähestyminen.

 

Perehdytys

-       Kenenkään ei tarvitse/ei saa jäädä yksin tekemään, vaan annetaan tulokkaan rauhassa tutustua ja opetella yhdessä aiemmin mukana olleiden kanssa.

-       Tärkeää on ottaa perehdytettävä mukaan toimintaan ja opettaa asiat nimenomaan käytännössä näyttämällä esimerkkiä, miten tehtävästä suoriudutaan. Perehdyttäjä siis näyttää selkeästi, mitä löytyy mistäkin, milloin tehdään mitäkin ja miten tehdään jne. Perehdyttäjän pitää muistaa kertoa, jos itse tehtävään liittyy ennakkoon tai jälkikäteen tehtäviä asioita, sekä tiedottaa, miten ne hoidetaan.

-       Lisäksi perehdytettävän tulee tietää, miten toimia poikkeustilanteissa. Tarvittaessa perehdytettävälle voi antaa kirjalliset ohjeet tehtäviin liittyvistä asioista.

-       Perehdytettävälle on hyvä antaa toimintaan liittyvien ihmisten yhteystietoja.

 

 

 

 

 

 

 

 


      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MS Excel -tiedostoJuuU palkitsemisjärjestelmä_2.xlsx (15 kB)
Palkitsemiskaavio